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Círculo de ganadores del concurso Art of the Show: uso más innovador de la tecnología

El Concurso IAEE Arte del EspectáculoLa categoría Uso más innovador de la tecnología es una categoría amplia y abierta. Las entradas se evalúan según cómo utilizaron la tecnología para promover, mejorar y potenciar un espectáculo. Los criterios de evaluación incluyen: innovación del componente tecnológico utilizado y/o cómo se aplica; creatividad en términos de cómo el componente contribuye a la experiencia general de los participantes del espectáculo; y respuesta de los participantes del programa al componente.

En el Blog de la IAEE de hoy, destacamos a los ganadores del año pasado. Uso más innovador de la tecnología categoría:

Menos de 75.000 pies cuadrados
a2z, inc.
Cumbre E2E

El propósito de la Cumbre Ejecutivo a Ejecutivo (E2E) es reunir a los principales ejecutivos de fabricantes y contratistas en los sectores de mecánica, electricidad y plomería para reuniones de compradores individuales y enfocadas que fomenten la innovación. Las citas tienen una duración de 45 minutos cada una. Los participantes tienen garantizados hasta 15 reuniones en un período de 48 horas. El E2E Summit® es solo por invitación. El enfoque personalizado de los organizadores de eventos evoluciona en torno a la experiencia de los participantes y está diseñado específicamente para ofrecer resultados para ellos y sus organizaciones.

La solución Connect Hosted Buyer Program de a2z eliminó las conjeturas y el papeleo en la gestión de programas de compradores alojados. Al conectar a los compradores registrados con los proveedores adecuados utilizando tecnología de emparejamiento inteligente y automatizada, ayudó a los participantes del evento a maximizar su retorno de la inversión al generar citas de alta calidad basadas completamente en datos demográficos precisos y en la lógica empresarial específica del evento.

Al aprovechar la plataforma Connect de a2z, los organizadores del evento de la Cumbre E2E pudieron agilizar el proceso de emparejamiento y crear una versión comercial de “eHarmony” (una aplicación de citas) para contratistas y fabricantes. La plataforma Connect de a2z para automatizar las coincidencias del programa de compradores alojados y la configuración de citas en ferias comerciales abordó los requisitos particulares de E2E. La plataforma Connect permitió a los fabricantes ingresar descripciones de sus empresas y productos. Permitió a los contratistas realizar su propia investigación, seleccionar favoritos y completar encuestas sobre sus intereses y datos demográficos de la empresa: todos ellos datos que antes se recopilaban manualmente. Luego, Connect creó un calendario de citas sugerido para cada participante utilizando un algoritmo de coincidencia inteligente y un clic del botón.

Poner en contacto a las empresas con los compradores (realizar investigaciones para determinar qué productos del fabricante son los más adecuados para los tipos de proyectos en los que están interesadas las empresas contratistas) requiere mucho trabajo preliminar. Implica llamadas telefónicas, encuestas, la recopilación de “listas de deseos” y mantener archivos actualizados. E2E estaba realizando esas tareas y luego creando una hoja de cálculo de Excel que sirviera como cronograma maestro de reuniones. El proceso consumía mucho tiempo (tres semanas para una persona) y en ocasiones se superponía (las empresas programaban diferentes reuniones en el mismo horario).

Los organizadores de E2E sintieron inmediatamente el impacto de automatizar el proceso de emparejamiento y programación para su cumbre de 2016. Anteriormente, una persona necesitaba tres semanas para preparar la hoja de cálculo de partidos y citas. ¡Connect podría hacer lo mismo en unos tres minutos!

"Cuando utilizamos a2z Connect para crear la primera ronda de reuniones, se completaron alrededor de 70% de las reuniones", señaló Kaitlan Klitzke, gerente de proyectos en la Cumbre E2E. “Luego pudimos dedicar unas tres semanas a perfeccionar los calendarios de reuniones de todos, algo que nunca pudimos hacer en el pasado porque no teníamos tiempo. También fue más preciso porque con la hoja de cálculo siempre teníamos cierta superposición. Realmente me gustaron las capacidades de expositor de la plataforma Connect. Tienen un stand en línea donde pueden agregar la descripción, el sitio web y el logotipo de su empresa. Ayuda a nuestros contratistas a realizar sus investigaciones. La característica favorita fue importante para nuestra empresa, poder poner ese tipo de control en manos de los compradores”.

Entre 75.001 y 200.000 pies cuadrados
Acceso a la inteligencia
EventTech 2015

Hace siete años, se identificó la necesidad de una conferencia y exposición centrada únicamente en cómo utilizar la tecnología y las redes sociales para amplificar los eventos e impulsar la asistencia. Indique la creación de EventTech. Desde sus inicios, EventTech ha pasado de ser un pequeño evento boutique ubicado en lugares poco convencionales de la ciudad de Nueva York a uno que atrae a más de 1300 asistentes de todo el mundo a Las Vegas cada noviembre. El concepto central de EventTech es presentar un formato educativo de "bucle de aprendizaje".

Los asistentes pueden asistir a una sesión sobre una tecnología específica, luego salir de la sesión y probar esa tecnología exacta. Las exhibiciones y la educación conviven en un solo espacio, un estadio de 100,000 pies cuadrados llamado 'The Campus'. No hay nada como esta conferencia en ningún lugar del mundo. Al llegar a su sexto año, EventTech se había establecido como una de las conferencias de más rápido crecimiento en la industria y la única de su tipo. Había manifestado un programa educativo de más de 100 sesiones impartidas por algunas de las marcas más importantes del mundo y tecnólogos líderes. Programó tres poderosos talleres previos a la conferencia que cubren algunas de las tendencias digitales más candentes en la industria de eventos.

Los objetivos de EventTech 2015 eran cancelar el ruido del campus, atraer a los asistentes con contenido atractivo y relevante, crear una experiencia fácil de usar y mantener las colas bajas, además de brindar orientación sin costos extravagantes. Las tecnologías destacadas utilizadas para lograr este objetivo incluyeron:

  • Drone University: un taller por la tarde sobre el uso de drones en eventos y transportó a los asistentes a un parque al aire libre a 30 minutos del Strip de Las Vegas, donde expertos en drones les enseñaron todo sobre los drones y cómo usarlos en eventos para capturar contenido, transmitir en vivo, involucrar a los asistentes, etc. .
  • Audio de proximidad en grupos de trabajo: el campus de 100.000 pies cuadrados de EventTech presenta desafíos acústicos, dado que todas las sesiones de grupo se producen en anfiteatros al aire libre. Uno de los desafíos a la hora de colocar sesiones educativas dentro de las exhibiciones de forma natural es el ruido de fondo. Para brindar a los asistentes una experiencia íntima, EventTech integró un sistema de proximidad de audio inalámbrico en todas las salas audiovisuales de gran éxito. Proporcionó transmisores de alta tecnología y auriculares con cancelación de ruido. Los delegados podrían recurrir a un canal específico para cada sesión y escuchar solo el audio de esa sesión. El bullicioso ruido del pasillo a su alrededor se cancela. Problema resuelto.
  • Quioscos de autorregistro: por primera vez, EventTech ofreció quioscos de autorregistro como parte del registro. Los asistentes se acercaban a un quiosco, buscaban su nombre, luego imprimían su credencial y la enviaban a las impresoras del mostrador de registro, donde un embajador les entregaba su credencial y toda la información relevante del espectáculo. Esto redujo las líneas e involucró a los asistentes mostrando la tecnología del evento desde el momento en que ingresaron al lugar de la feria.
  • Aplicación: la aplicación de EventTech contenía toda la información relevante de la conferencia, desde opciones educativas y ubicaciones hasta información de patrocinadores y detalles de contacto. Los asistentes pudieron preparar su agenda antes de llegar al sitio con el calendario de la aplicación y el planificador de reuniones. Podrían interactuar con otros asistentes a través de una función de mensajería, así como promocionarse a sí mismos y a sus empresas a través del contenido. Nos permitió mostrar mensajes y recordatorios a través de notificaciones automáticas, así como proporcionar información direccional con balizas.
  • Balizas: las balizas de EventTech se programaron e instalaron en todo el lugar para enviar notificaciones de Bluetooth a los asistentes que tenían la aplicación instalada en sus teléfonos y la función Bluetooth habilitada. Una vez que un asistente se acercaba a 20 pies de una baliza, aparecía un mensaje en sus teléfonos incluso si su pantalla estaba bloqueada. Los mensajes los animaban a asistir a determinadas sesiones o eventos especiales en stands cercanos.

Más de 200.001 pies cuadrados
Hombre libre
Programa de patrocinio Custom PlanTour del SEMA Show 2015

El SEMA Show es el evento comercial de productos especializados de automoción más importante del mundo. Atrae a las mentes más brillantes de la industria y a los productos más novedosos para llenar más de un millón de pies cuadrados del Centro de Convenciones de Las Vegas. Además, el SEMA Show ofrece a los asistentes seminarios educativos, demostraciones de productos, eventos especiales y oportunidades para establecer contactos. El SEMA Show 2015 atrajo a más de 130.000 profesionales de la industria, incluidos 60.000 compradores nacionales e internacionales y 2.400 empresas expositoras de todos los segmentos de la industria de equipos especializados.

El SEMA Show ha crecido y cambiado durante los últimos años. Como muchos organizadores de eventos, SEMA buscaba formas de aumentar los ingresos sin aumentar las tarifas. Anteriormente habían utilizado la versión clásica de PlanTour de Freeman para promover oportunidades de patrocinio. PlanTour es una herramienta basada en web que permite a los gerentes de espectáculos recorrer virtualmente las instalaciones de eventos para ayudar en la planificación de sus espectáculos y eventos. También se utiliza para buscar un lugar para eventos futuros, ver planos de planta y planificar posibles oportunidades de patrocinio sin una visita al sitio. El diseño web responsivo proporciona una experiencia de usuario consistente cuando se accede desde tabletas, PC y teléfonos inteligentes.

SEMA encargó una versión personalizada de PlanTour para mostrar todas las oportunidades de patrocinio en el Centro de Convenciones de Las Vegas. Además, personalizaron el sitio utilizando recorridos panorámicos de 360 grados para resaltar las áreas exteriores recientemente capturadas para señalización magnética, junto con otras opciones de patrocinio para ayudar a los expositores a aumentar la visibilidad en la popular feria comercial. Los objetivos del programa de patrocinio SEMA Custom PlanTour incluyeron:

  • Crear nuevas opciones de patrocinio para patrocinadores y expositores nuevos y recurrentes;
  • Proporcionar una herramienta fácil de usar para que los patrocinadores vean, seleccionen y visualicen su inversión; y
  • Proporcione una herramienta fácil de usar para que los representantes de ventas de SEMA coordinen o aumenten las ventas de clientes potenciales.

Los usuarios únicos del sitio web SEMA Custom PlanTour aumentaron en más de 50% en comparación con el año anterior. Esto incluye cambios notables en la forma en que los usuarios acceden al sitio, como un aumento de 190% a través de dispositivos móviles, un aumento de casi 60% en computadoras de escritorio y más de 13% en tabletas. Dado que los pedidos y otros detalles eran fáciles de acceder y administrar en línea, casi todo el inventario disponible estaba agotado.

Además, SEMA cuenta con 10 representantes de ventas responsables del patrocinio y las relaciones con los expositores. Al trabajar en un entorno acelerado y de alta presión, no siempre tienen tiempo para coordinarse entre sí. PlanTour les permitió ver un pedido nuevo o modificado, inventario disponible, plazos y más, todo en tiempo real para reducir errores y aumentar la eficiencia.

"Este fue nuestro año de mayor venta de patrocinios", dijo Peter MacGillivray, vicepresidente de Comunicaciones y Eventos de SEMA. “Cuando tienes un espectáculo de pared a pared, puedes recaudar más dinero de dos maneras. Puedes subir tus precios o puedes vender patrocinios. No queremos subir nuestros precios. Queremos ampliar nuestro flujo de ingresos a través de patrocinios. Poder tener herramientas que ayuden a gestionarlo y, en última instancia, venderlo, ha sido un gran éxito para nosotros. Y esta nueva tecnología nos ha ayudado a superar nuestros objetivos”.

El Concurso de Arte del Espectáculo de la IAEE 2017 ya está en marcha: ¡tienes hasta el 31 de agosto de 2017 para enviar tus inscripciones! También puede ver todos los ganadores y menciones honoríficas del año pasado. aquí.

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