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Técnicas efectivas de gestión del cambio para su organización

Publicado originalmente por 4imprint el 2 de abril de 2018.

El cambio es inevitable en los negocios. Las empresas instalan nuevo software, cambian sus políticas, se mueven por la ciudad o el país, actualizan su nombre o logotipo y cambian sus productos y servicios de forma regular. Es un proceso normal que mantiene a las empresas competitivas.

Pero seamos honestos: no importa qué tipo de cambio atraviese una empresa, puede ser un proceso desalentador.

Los costos de gestión del cambio incluyen: capacitación, comunicaciones y tiempo perdido.

También puede ser un proceso costoso, ya que los cambios importantes a menudo tienen un número de costos, que puede incluir:

  • Capacitación sobre nuevos procesos, software, productos y más
  • Gastos de comunicación para explicar cambios y plazos a empleados y clientes.
  • Tiempo perdido en la planificación y comunicación de cambios, restando tiempo al trabajo diario de los empleados.

En este Libro Azul, hablaremos sobre cómo puede ayudar a aliviar el estrés que conlleva el proceso de cambio a través de una comunicación honesta y una capacitación eficaz. También compartiremos historias de cómo algunas organizaciones utilizaron ideas únicas de productos promocionales para ayudar a gestionar sus grandes cambios.

Comience con "¿por qué?"

Todos los cambios importantes en su empresa deberían comenzar con una simple pregunta: "¿Por qué?"

Si aclara los motivos del cambio antes de continuar y se asegura de que el motivo no sea “sólo porque sí”, podrá asegurarse de realizar los cambios correctos por los motivos correctos. Esto también le ayudará a evitar la confusión de empleados y clientes, así como la pérdida de tiempo e ingresos.

Eche un vistazo a las declaraciones de misión y valores de la empresa. Luego pregunte cómo se relaciona este cambio con ellos. Si su misión es brindar el mejor servicio al cliente y un nuevo programa o política informática mejorará la experiencia del cliente, entonces el cambio probablemente sea una buena opción.

En última instancia, un fuerte “por qué” sirve como guía para la gestión del cambio, haciendo que sus empleados y clientes sean conscientes de las razones por las que se está produciendo un cambio importante. Centrarse en un resultado positivo en el futuro también ayudará a los gerentes y empleados a aceptar el cambio durante la implementación.

Comience desde arriba y mantenga a todos involucrados

La mayoría de las veces, las ideas que resultan en cambios comienzan con una sola persona. Las mejores empresas toman grandes ideas desde cualquier lugar de la organización: de arriba a abajo y en todos lados.

Sin embargo, la respuesta positiva al cambio y su aceptación comienza desde arriba y se propaga a través de una comunicación consistente y honesta. Este es el "cómo" que va con el "por qué".

Al contar con un “por qué” y un “cómo”, su empresa podrá convencer más fácilmente tanto a los gerentes como a los empleados de que el cambio que se avecina será bueno para todos.

La comunicación con sus empleados es fundamental

Antes de realizar un cambio, y con la mayor frecuencia posible durante el proceso, informe a los gerentes y empleados qué cambios se están produciendo y en qué parte del proceso se encuentra la empresa.

Los costos de la falta de comunicación por año para las grandes empresas son $62,4 millones y $420.000 por año para las pequeñas empresas.

De acuerdo a un artículo de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), "Una encuesta de 400 empresas con 100.000 empleados citó una pérdida promedio por empresa de $62,4 millones por año debido a una comunicación inadecuada con y entre los empleados". El artículo también dice que los costos de la falta de comunicación pueden exceder los cientos de miles de dólares al año para las empresas más pequeñas.

Al incorporar cambios en su empresa, es casi seguro que la falta de comunicación será aún más costosa.

Cómo una taza y una palabra pusieron a las personas en la misma página

Loren Branch, coordinadora de marketing y comunicaciones de la Facultad de Salud Pública de la Universidad de Michigan en Ann Arbor, Michigan, ofreció algunas ideas sobre cómo una Taza de café Challenger – Blanca – 11 oz. y las palabras “Persigo” se convirtieron en una invitación a involucrar a todos.

"Hicimos una investigación de marca para descubrir qué sabe la gente sobre la escuela", dijo Branch. “No estábamos haciendo exactamente un cambio de marca, pero queríamos descubrir cómo veía la gente nuestra marca. Porque la salud pública abarca de todo, desde los asientos de los automóviles hasta la crisis de los opioides”.

“Pedimos tazas para los miembros del personal con nuestro logotipo en un lado y 'I Pursue ________' en el otro. La palabra perseguir es una palabra clave que utilizamos en nuestros nuevos esfuerzos de marca, debido a lo amplia y continua que es la Salud Pública. Los miembros del personal recibieron marcadores acrílicos o a base de aceite para completar los espacios en blanco e instrucciones para hornear sus tazas y hacerlas permanentes. Algunos de los elementos que se propusieron fueron: coherencia, política de salud, comunicaciones y equidad en salud”.

Esto ayudó a la organización a solidificar su identidad y voz de marca. Y aunque todavía están monitoreando los efectos finales externamente, han visto resultados extremadamente positivos internamente.

“La escuela está compuesta por siete departamentos académicos, y todos hacen las cosas de manera diferente”, dijo Branch. “Pero desde que introdujimos la marca 'persecución', hemos podido establecer algunas relaciones entre departamentos. La gente internamente ha comenzado a utilizar el lenguaje, especialmente la plataforma 'persecución'. Definitivamente resuena en algunas personas”.

La retroalimentación puede aliviar el miedo

En medio de un cambio, ya sea pequeño o grande, es muy importante recordar que la comunicación va en ambos sentidos.

Entonces, además de mantener informados a sus empleados, realice sesiones de escucha o permita algún tipo de proceso de retroalimentación de los empleados por correo electrónico o una encuesta anónima. De esa manera, las preguntas pueden ser escuchadas y respondidas. Esté preparado y dispuesto a responder preguntas difíciles de forma abierta y honesta.

Un El artículo “Cinco formas poderosas de ayudar a sus empleados a afrontar el cambio” sugiere los siguientes pasos:

  • Tómese el tiempo para mirar y escuchar: Hablar directamente con los empleados, mientras se monitorean los cambios en sus hábitos que pueden indicar ansiedad.
  • Demostrar preocupación genuina: Tenga una persona o grupo de contacto al que los empleados puedan expresar sus inquietudes, ya sea un gerente o un equipo de transición.
  • Arregla lo que puedas: Si hay un problema de comunicación, o si a los empleados les preocupa que no habrá una capacitación adecuada, solucionelo.
  • Ser positivo: Recuerde a todos la importancia del “por qué” y el “cómo”. Ayude a los empleados a apropiarse de los cambios.
  • Entrena y prepárate: Brinde a los empleados todas las oportunidades para asegurarse de que tengan las habilidades que necesitan para manejar el nuevo proceso o procedimiento.

También puede ser útil generar algo de entusiasmo sobre el proceso mediante obsequios de capacitación. Además de comunicar el cambio, ofréceles una hanes® Camiseta sin etiqueta o Bolsa económica natural con sábanas de algodón - 9-1/2 ″ x 9 ″ con los valores de su empresa impresos para recordar a los empleados por qué se está realizando un cambio.

Tómate el tiempo para entrenar

En términos de formación, demasiada siempre es mejor que muy poca, especialmente cuando se trata de cambios en toda la empresa.

El 78 por ciento de los empleados prefiere el aprendizaje práctico, mientras que sólo el 47 por ciento de los empleados lo recibe.

Los estudios han demostrado que el 78 por ciento de los empleados prefiere el aprendizaje práctico, mientras que sólo el 47 por ciento de los empleados lo recibe. Y sólo el 39 por ciento de los empleados tiene la oportunidad de revisar la formación después de su presentación.

Emprendedor recomienda utilizar una variedad de métodos de capacitación, incluidas aplicaciones móviles, presenciales y en línea. Esto permite a los empleados aprender de la manera que mejor les funcione y les brinda la oportunidad de volver a capacitarse según sea necesario.

Esta también es una oportunidad perfecta para ofrecer a los empleados más obsequios de formación, como Secretaria de bolsillo con bloc y bolígrafo – 100 páginas. Apreciarán tener un lugar para anotar notas y fechas importantes.

Y recuerde: cuando se trata de nuevos procesos, nuevos programas informáticos o cualquier otro cambio importante, también ayuda mantener abiertas las líneas de comunicación. Asegúrese de que los empleados se sientan cómodos al hablar si necesitan capacitación adicional o un curso de actualización.

Tener una cita "muerta"

La afirmación “Si no planificas, estás planeando fracasar” generalmente se atribuye a Benjamin Franklin, y en el caso de la gestión del cambio, es muy cierta.

Una de las partes más importantes de la gestión del cambio es la fecha límite. En muchos sentidos, esto es parte integrante de tener un plan de implementación. En algún momento, los viejos programas y políticas informáticas deben desaparecer para garantizar el cumplimiento total de los nuevos.

Como siempre, una comunicación cuidadosa hará posible este momento. Al establecer una fecha final de implementación, sabrá cuándo consultar con sus empleados y gerentes para determinar si se requiere capacitación adicional u otro tipo de asistencia.

Naturalmente, la fecha final siempre se puede cambiar si realmente es necesario. Por ejemplo, para agregar sesiones de entrenamiento o solucionar un problema de software al final del juego. Pero si se ciñe lo más posible a esa fecha, hay muchas más posibilidades de que el cambio final se realice sin problemas.

Hacer correr la voz entre los clientes con productos promocionales

Cuando se avecina un cambio significativo, es importante informar a sus clientes.

Una forma de hacerlo es con artículos promocionales que se pueden enviar por correo. Las opciones probadas y verdaderas incluyen la Imán para tarjetas de presentación – 20 mil y Postal SuperSeal con imán BC – 5-3/16″ x 8″. Pero este también es un momento perfecto para explorar ideas únicas de productos promocionales. Pruebe algo un poco diferente, como un Paquete de semillas de la serie que se puede enviar por correo: no me olvides, para recordar a los clientes que “no te olviden” mientras tu empresa atraviesa este cambio. O ofrecer un Tarjeta de cupón con imán para animarlos a probar nuevos productos o servicios.

Y si su nombre, marca o ubicación se ve afectado, asegúrese de planificar la actualización de sus firmas de correo electrónico, plantillas de facturas, tarjetas de presentación y material de oficina.

Los cambios de nombre y un nuevo edificio van de la mano con ideas únicas de productos promocionales

Atención médica de Chesapeake en Maryland ha experimentado algunos cambios positivos en los últimos años, incluido un nuevo nombre y un nuevo edificio. Utilizaron algunos eventos especiales e ideas únicas de productos promocionales para mantener informada a su comunidad.

“Nuestro nombre original era Servicios Comunitarios de los Tres Condados Inferiores”, dijo la especialista en marketing Julie Houk. “Cambiamos nuestro nombre porque queríamos algo que comunicara 'atención médica' al público y no queríamos estar definidos por un área geográfica. Además, a lo largo de los años hemos crecido hasta incluir aspectos como farmacia y pediatría, y queríamos que nos identificaran por eso”.

Chesapeake Health Care realiza una gran labor de extensión comunitaria para que las personas sepan que se encuentran en el área y para informarles qué tipo de servicios de atención médica brindan. Para ayudar a aumentar el conocimiento de su nueva marca, han estado repartiendo Totes Big Thunder – 15″ x 13″ en eventos comunitarios, incluida una reunión reciente de AARP.

Además del cambio de nombre, también abrieron un nuevo edificio de obstetricia y ginecología de 27,000 pies cuadrados. El verano pasado celebraron una ceremonia especial de inauguración y dieron una Vaso helado con pajita con su nuevo logo a todos los que asistieron, junto con todos sus empleados. “¡Las copas fueron un gran éxito!” Dijo Houk.

Del “Por qué” al “¡Es hora!”

Aunque parezca obvio, vale la pena mencionar que el cambio puede ser verdaderamente transformador. Ya sea un nuevo logotipo, una nueva ubicación o un nuevo software, realizar un cambio interno en su empresa puede ayudar a atraer nuevos clientes y nuevas oportunidades. Con un gran "por qué", una implementación cuidadosa, una comunicación sólida e ideas únicas de productos promocionales, el cambio puede ser algo grandioso.

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