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Expo Todo bajo el sol: lecciones aprendidas

Una entrevista con Wendy Parker Barsell, directora ejecutiva de la Asociación de Piscinas de Florida

El poder de la positividad y la perseverancia es fuerte para Wendy Parker Barsell, CEM, directora ejecutiva de la Asociación de Piscinas de Florida. Wendy estaba decidida a que la Everything Under the Sun Expo regresara como la primera feria comercial presencial de la industria en más de un año.

Y ella dice: “¡Lo logramos! Se sintió bien que la gente volviera a funcionar. Es posible. Les dio a todos la esperanza de que realmente podemos hacer esto. No podemos esperar que esto sea lo que era antes de la pandemia por un tiempo, pero esto es posible”.

Todo bajo el sol regresó al Centro de Convenciones del Condado de Orange en febrero para el 18th año consecutivo de la feria de 49 años para celebrar la energía y el éxito de la industria de las piscinas. Wendy dice que su objetivo de asistencia y expositores era 50% en la feria comercial del año pasado, y ahí es exactamente donde terminaron, con 120 expositores y 2300 asistentes.

“Asistir en persona es una elección muy personal”, dijo Wendy. “Las personas que no estén preparadas optarán por no asistir, y eso está bien. Cuando piensas en cómo promocionar tu evento, no será normal para la mayoría de las personas este año y tienes que seguir adelante como sea mejor para ti”.

Configuración de salas de educación y exposiciones.

Incluir una parte en línea no era una opción para la FSPA, porque todas las clases de educación deben ser aprobadas por el estado y no fueron aprobadas para un formato en línea. Sabiendo que la asistencia era 50% y tomando en consideración las precauciones de COVID, Wendy modificó la configuración de la sala de educación.

“Instalamos aulas con capacidad 50% y asientos a seis pies de distancia. No teníamos mesas”, explicó Wendy. “También utilizamos la programación en bloques. En un espectáculo típico, los asistentes pueden elegir entre 60 clases. Este año, los asistentes elegirían uno de los seis bloques y permanecerían en la misma aula. Estaban en la misma sala y en el mismo asiento para ese bloque de educación”.

Esta configuración evitó pasillos abarrotados entre sesiones y redujo la cantidad de limpieza necesaria. La FSPA también redujo las comidas y bebidas y las pausas para el café.

Para el espacio de exhibición, que pasó de 36,500 pies cuadrados netos a 18,700 pies cuadrados netos, Wendy y su equipo diseñaron un piso de exhibición que consta de quads con configuración de cuatro stands. “Todos tenían un espacio en la esquina, sin cargo adicional”, dijo Wendy. “Usamos una cortina de 8 pies de alto y 10 pies de ancho en ambos lados. Normalmente tendríamos rieles laterales de 3 pies, pero usamos cortinas de 8 pies entre cada espacio para la separación entre los expositores”.

Un ajuste al que Wendy tuvo que acostumbrarse fue prescindir de la típica alfombra azul en la sala de exposiciones. "Fue difícil tomar esa decisión", dijo. “Tuvimos que llegar temprano y fue lo que más me dolió personalmente. Siento que la alfombra es una de las cosas que cuando entras a un espectáculo, completa la apariencia del espectáculo. Este año parecía diferente, pero fue simplemente un año diferente”.

Pivotes de socios

Trabajar en estrecha colaboración con socios de larga data en la ciudad anfitriona de Orlando y poder confiar en esas sólidas relaciones fue un gran beneficio para Wendy y su equipo. "Tuvimos muchas conversaciones", dijo Wendy. “Tres semanas antes del evento, el Centro reasignó a 200 personas a diferentes trabajos del condado. Conseguimos un nuevo administrador de eventos menos de un mes antes del evento. Fue una transición fácil, pero una lección aprendida para estar preparados para la reasignación de alguien”.

En otro giro inesperado, Wendy tuvo que identificar una nueva empresa de registro 27 días antes del evento, debido a una prohibición de viajar con su proveedor original. “Todavía hay empresas que imponen prohibiciones de viaje”, dijo Wendy. "Asegúrese de que todos planeen estar allí".

Dejando a un lado estos giros inesperados, Wendy dijo que los asistentes fueron flexibles y comprensivos. “Todos sabían que este sería un espectáculo diferente. Practicaron el distanciamiento social, se respetaron unos a otros y siguieron las reglas. Lo que funcionó bien fue que todos vinieron al evento sabiendo que estábamos aquí durante una pandemia y actuaron en consecuencia”.

Precauciones de COVID

La FSPA optó por utilizar exenciones en lugar de controles de temperatura en el sitio, lo que, según Wendy, funcionó bien. Los equipos de seguridad y personal utilizaron carteles con paletas para recordar a los asistentes que debían usar la máscara correctamente. La FSPA también proporcionó muchas máscaras en el lugar, poniendo a disposición “cubos de” máscaras desechables y de tela.

El consejo de Wendy para sus compañeros es que tengan algo de fe. “Tenga confianza en que las personas que asistan a su evento harán lo correcto. Confía en que tu audiencia hará lo correcto. Prepárense para todo: marcadores en el suelo, toneladas de carteles, pero al final, confíen en la gente”.

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