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Solucione lo que falla para los asistentes a eventos en persona

¡Exposición! ¡Exposición! La presentadora Dahlia El Gazzar ofrece información sobre cómo lograr las conexiones y la transformación que los asistentes anhelan.

Por Dahlia El Gazzar, DES

Diseñado por FreePik

Publicado originalmente en LinkedIn.

La participación de los asistentes es el corazón de cada espectáculo. Aquí, ¡Exposición! ¡Exposición! Reunión y exposición anual de la IAEE 2022 La presentadora Dahlia El Gazzar, DES, propietaria y evangelista tecnológica de Dahlia+Agency, comparte formas en que los organizadores de exposiciones y eventos pueden crear la mejor experiencia para los asistentes.

Primera parte de la serie de artículos Changemaker, “Los acontecimientos necesitan cambiar. Empecemos con una encuesta.”, plantea una pregunta sobre la capacidad de los acontecimientos para transformarse. La segunda parte inicia una discusión sobre cómo es la transformación.

Los asistentes están en el centro de cada evento. A continuación se muestran formas de abordar sus necesidades específicas.

Priorizar la conexión.

Una faceta del problema es que los asistentes quieren conectarse en persona para construir o actualizar relaciones de confianza. Tiene sentido ya que casi todo lo demás se puede hacer online. Sin embargo, muchos eventos no están diseñados para facilitar las conexiones. Las barreras (tamaño, multitudes, ruido, objetivos de eventos, metas de ganancias a corto plazo) mantienen separadas a las personas.

Si la conexión (lo único que los eventos cara a cara hacen excepcionalmente bien) es el objetivo (y debería serlo), hay cambios que los diseñadores de eventos pueden hacer:

  • Planifique eventos más pequeños. Cuantos más asistentes haya a un evento, menos probabilidades habrá de que establezcan las conexiones adecuadas por sí solos. Menos personas permiten a los organizadores de eventos organizar y seleccionar conexiones más significativas. Para eventos que ya son grandes, los diseñadores pueden intentar planificar eventos dentro de eventos.
  • Facilitar reuniones. El hecho de que las personas estén juntas en el mismo lugar no significa que estén conociendo a las personas que les gustaría conocer. La implementación de software de emparejamiento estructurado o la planificación de reuniones de compradores organizadas obligan (incluso exigen) a las personas a conectarse.
  • Crear espacio para reunirse. Las cabinas no siempre son los espacios más atractivos para conversaciones profundas. Están diseñados para que las personas entren y salgan rápidamente. Si bien es potencialmente menos lucrativo que los bienes raíces de los stands, un amplio espacio abierto, aparte de los stands con asientos cómodos diseñados para la interacción de grupos pequeños (fogatas, por ejemplo), invita a las personas a conectarse.
  • Fomente la serendipia. Se habla mucho del poder de los eventos cara a cara para generar conexiones improvisadas que se convierten en amistades, relaciones comerciales e incluso un eventual romance. Incorporar oportunidades para que extraños se unan a través de intereses personales que tienen en común (juego, amor por los animales, arte, autos clásicos, vino) abre la puerta a otros temas de conversación.
  • Replantear el papel del organizador. Durante muchas décadas, la responsabilidad del organizador del evento era colocar a las personas en la sala. Los productores de eventos progresistas han comenzado a asumir la responsabilidad de lo que sucede en la sala: conexiones realizadas, acuerdos realizados, canalizaciones impulsadas: todos los subproductos de la conexión.

Ayudar a los asistentes sentir algo.

La cita atribuida a la poeta y activista Maya Angelou: “He aprendido que la gente olvidará lo que dijiste, la gente olvidará lo que hiciste, pero nunca olvidará cómo los hiciste sentir”, es instructiva para los diseñadores de eventos.

Si el objetivo es la transformación (ayudar a los asistentes a sentirse diferentes al salir del evento que al llegar), los diseñadores de eventos deben duplicar la experiencia. Así es cómo:

  • Repensar el propósito de los eventos. En lugar de simplemente convocar a las personas en el mismo lugar y hora, los diseñadores de eventos deben apuntar a fomentar experiencias compartidas (discusiones en grupos pequeños, eventos deportivos, competencias en equipo, hackathons, educación entre pares altamente interactiva, campos de entrenamiento) como prioridad del evento.
  • Co-crear el evento. Involucrar a los asistentes en el diseño del evento los hace sentir parte de algo más grande. Por ejemplo, la Conferencia y Festivales SXSW utiliza un sistema PanelPicker para dar a "los asistentes una voz significativa en la programación de la Conferencia". El sistema requiere que la comunidad ingrese propuestas para sesiones de conferencia en todos los eventos SXSW y luego pide a los miembros que busquen propuestas, dejen comentarios y voten por las sesiones que creen que serían adecuadas para el evento.
  • Seleccione destinos orientados a la familia. Después de la pandemia, a los asistentes les resulta más difícil decidir salir de casa. Las responsabilidades familiares (y el deseo de estar en casa) son un factor decisivo a la hora de asistir o no a un evento, especialmente para las mujeres. Los destinos y actividades familiares pueden hacer que la experiencia de los asistentes sea más placentera.
  • Preparar a los expositores para la nueva realidad. Los asistentes que asisten a los espectáculos hoy no son los mismos que asistieron en 2019. Muchos están fatigados, estresados y no acostumbrados a las multitudes. Es posible que algunos aún no estén preparados para la interacción social a gran escala. Hacer que los expositores sean conscientes de este nivel de fragilidad de los asistentes puede ayudarles a dar forma adecuada a los espacios y las experiencias en el stand.
  • Atender al bienestar. Un cierto número de asistentes son introvertidos. Otros pueden sobreestimularse o cansarse fácilmente después de horas de sonreír y hablar. Los espacios tranquilos, ya sean capillas o salas de meditación, rincones o espacios para la siesta, pueden ayudar a reducir el estrés y promover la salud mental y el bienestar de los asistentes.
  • Luchar por la inclusión. Las iniciativas de diversidad, equidad e inclusión no solo son populares, sino que también son cruciales para ayudar a las personas de color, las personas con discapacidades o cualquier otra persona de una comunidad marginada a sentirse parte de una comunidad de eventos. Esta amplia bienvenida puede transformar a las personas de estos grupos.
  • Apelar a los valores de los asistentes. Reducir el desperdicio de papel, proporcionar estaciones de agua (en lugar de botellas de plástico), servir alimentos de la granja a la mesa, ofrecer donaciones de compensación de carbono para viajes o seleccionar lugares y proveedores ecológicos, por ejemplo, comunican a las personas que se preocupan mucho por la sostenibilidad que son escuchados.

Estas sugerencias son flexibles. Su audiencia dictará cuánta creatividad inyectar en el diseño para ayudar a los visitantes a conectarse y sentir.

La pandemia ha cambiado a la gente. Los organizadores inteligentes reconocerán y apreciarán las diferencias.

Sobre el Autor

 

Dahlia El Gazzar fundó Dahlia+Agency después de trabajar con empresas de tecnología y pioneros de la industria de eventos, y descubrió la necesidad de velocidad para cerrar la brecha entre la gran tecnología y la adopción.

Tiene una actitud divina sobre todo lo relacionado con la tecnología, las soluciones de participación de la audiencia y el marketing de eventos. Con más de una década de experiencia en el sector de reuniones y eventos, trabajando tanto en la parte de planificación profesional como como colaborador de asociaciones,

Dahlia es conocida como la fuente de referencia impulsada por el café para soluciones que marcan tendencias, noticias sobre tecnología de eventos, marketing de eventos y experiencia en redes sociales.

ella prospera tejido de redesella si lo sabe todos. Ella siempre está pensando en nuevas ideas.

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