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7 secrets pour devenir un maître des réunions

Publié initialement le 15 septembre 2015 Par Lindsey Pollak 

« Oh ouais ! Une rencontre!" n'a jamais dit personne. Votre réunion typique entraîne des plaintes typiques : c'est long. Ennuyeux. Inutile.

Mais ne vous y trompez pas : votre style de réunion est important pour votre réussite professionnelle et devenir un maître des réunions renforcera votre marque de leader.

Je reviens souvent sur ce sujet : en fait, lorsque j'ai parlé avec Le cycle de MSNBC à propos de la génération Y "devenir le patron» sur le lieu de travail, ils ont posé des questions sur le style de réunion.

Je crois que le lieu de travail moderne a besoin d'une nouvelle approche des réunions. Voici sept erreurs de réunion courantes « à l’ancienne » et les solutions rapides qui feront de vous un maître des réunions.

Erreur de réunion 1 : organiser une réunion tactile chaque semaine.

Les maîtres des réunions savent que vous ne devez tenir une réunion que lorsque cela est nécessaire, et pas seulement parce que c'est lundi. Annulez les réunions superflues et voyez à quel point votre équipe vous aime – et à quel point les réunions sont plus productives. faire tenir devenir.

Erreur de réunion 2 : inviter toutes les personnes impliquées dans le projet.

Les Meeting Masters savent que vous devez inviter le nombre minimum de participants possible afin de pouvoir vraiment creuser et accomplir ce dont vous avez besoin – sans faire perdre de temps à personne. Bien sûr, il y a ceux qui estiment qu’ils devraient être présents à chaque réunion ; dans ces cas-là, expliquez que vous gardez les réunions légères et promettez de les inclure dans les récapitulatifs des résultats après la réunion. J'ai vraiment aimé les conseils de cet article de revue de Harvard business sur la façon de trouver le nombre idéal de personnes à inclure dans une réunion.

Erreur de réunion n°3 : établir un ordre du jour trop long.

Les maîtres des réunions savent que chaque réunion ne doit pas nécessairement durer une heure. Sur la base des commentaires que j'ai reçus sur un article récent, il semble que la nouvelle stratégie des 49ers de San Francisco consistant à organiser des réunions plus courtes ait vraiment trouvé un écho auprès de mes lecteurs. En vous concentrant sur quelques tâches concrètes incontournables, vos réunions resteront pertinentes et aussi longues (ou courtes) qu'elles doivent l'être.

Réunions

Erreur de réunion 4 : Attendre que tout le monde soit là avant de commencer la réunion.

Les maîtres des réunions savent que si vous commencez à l’heure, les gens arriveront à l’heure. Si quelqu'un est en retard, rattrapez-le après la réunion – ne faites pas perdre de temps aux autres avec un récapitulatif. Et, si vous devez absolument commencer la réunion en retard en raison du retard d'un décideur clé, assurez-vous de remercier vos cadres ponctuels et de leur donner une heure de début approximative afin qu'ils puissent utiliser le temps de manière productive - en consultant leurs e-mails, en renvoyant un SMS ou en récupérant un café.

Erreur n°5 : ignorer l’utilisation du smartphone.

Les maîtres des réunions le savent ils sont aux commandes de la réunion. Lorsque vous voyez des yeux et des doigts errer, vous pouvez soit choisir de faire une pause rapide pour permettre à tout le monde de vérifier son téléphone (un autre conseil du nouveau playbook des 49ers), soit définir une règle interdisant les smartphones pendant les réunions. J'ai assisté à des déjeuners où tout le monde empile son smartphone au centre de la table et où la première personne à jeter un coup d'œil paie la note. Si ce n'est pas vous qui dirigez la réunion et que vous ne pouvez pas contrôler l'utilisation du téléphone des autres, contrôlez la vôtre. Les dirigeants de la réunion remarquent qui est attentif et dont l’attention est vagabonde ; soyez toujours la personne pleinement présente.

Erreur de réunion 6 : ajouter des points à l'ordre du jour au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Les Meeting Masters savent qu'un ordre du jour clair envoyé avant la réunion garantira que chacun dispose des informations dont il a besoin et sait quel sera son rôle. Incluez un timing dans votre ordre du jour afin que les gens sachent quelle proportion de la réunion sera consacrée à quelle tâche, puis respectez-le. Si un sujet suscite plus de conversations que prévu, proposez-le pour y revenir dans un e-mail de suivi.

des problèmes critiques

Erreur de réunion 7 : terminer sans que ce soit clair.

Les maîtres des réunions savent que chaque réunion doit se terminer non seulement par les « prochaines étapes », mais aussi par un plan concret expliquant comment ces étapes seront accomplies – et qui en est responsable. Assurez-vous que la personne qui prend des notes crée un plan d'action avec le propriétaire et les dates assignées.

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