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Quand « Face Time » est FaceTime : comment gérer les travailleurs virtuels

Publié initialement par Lindsey Pollack 20 septembre 2016

Plus seulement pour les start-ups branchées, même pour les entreprises de premier plan – pensez à IBM, American Express et 3M - regorgent désormais de travailleurs virtuels. En fait, près d'un quart des travailleurs américains travaillent actuellement à distance au moins une partie du temps, selon Global Workplace Analytics.

Cela signifie que que vous soyez un manager nouveau ou chevronné, vous gérez probablement quelqu'un à distance ou le ferez dans un avenir proche.

Le travail à distance s'accompagne toutes sortes d'avantages, tant pour les salariés que pour les employeurs. Mais cela soulève également de nouveaux défis de gestion que nous sommes encore en train de comprendre. Si vous gérez une équipe virtuelle, voici trois opportunités clés pour établir des relations solides et fructueuses avec des employés basés à l'extérieur du bureau :

Quand ils ont envie de passer du temps en face-à-face

FaceTime n'égalera jamais le « face time », mais vous devez utiliser toute la technologie possible pour vous assurer que chaque employé se sent égal en termes d'attention, de feedback et de coaching, quel que soit l'endroit où il se trouve.

Expliquez clairement comment votre équipe peut vous joindre si elle ne peut pas simplement se rendre dans votre bureau. Votre « politique de porte ouverte » pourrait par exemple devenir une politique de messagerie instantanée ouverte. Ou, si vous avez normalement des « heures de bureau » de 9h à 10h chaque matin, faites savoir à vos employés hors site que c'est le moment idéal pour vous envoyer un SMS ou vous appeler.

La clé est de garantir que les employés distants ont le sentiment d’avoir accès à vous. Soyez conscient de la quantité de commentaires informels et de coaching que vous donnez en personne et recherchez des opportunités similaires avec vos employés virtuels.

Assurez-vous que vos employés à distance reçoivent autant de commentaires et de coaching que les employés en personne. Cliquez pour tweeter

En plus de quand, vous aurez envie de discuter comment te contacter. Dans mon livre Devenir le patron, je suggère d'avoir une « conversation de style » pour comprendre les préférences de communication de chacun et communiquer les vôtres. La gestion des travailleurs virtuels est une situation dans laquelle cette compréhension est impérative : Skype, par exemple, semble être une évidence, mais vous ne pouvez pas supposer que c'est un canal que tous les employés adorent.

ps Ce n'est pas parce que vous êtes le manager que vous pouvez automatiquement dicter la manière dont vous et vos employés virtuels communiquerez. L'objectif est en fin de compte de tirer le meilleur parti de votre équipe, alors assurez-vous de prendre également en compte leurs modes de communication préférés.

Lorsque vous avez une conférence téléphonique

Nous avons tous reçu des appels où nous nous efforçons d'entendre la personne qui appelle de loin, ou nous avons été la personne qui appelle depuis la route et avons entendu tout le monde dans la pièce rire de quelque chose que nous n'avions pas entendu.

Les conférences téléphoniques peuvent être brutales lorsque vous n'êtes pas dans la salle. Ainsi, si vous dirigez la conférence téléphonique ou la réunion, encouragez la participation de tout le monde, en particulier des personnes au téléphone. Vous souhaiterez également limiter les conversations parallèles qui ont lieu dans la salle et soit les réduire, soit les résumer pour le(s) travailleur(s) virtuel(s).

Enfin, une remarque sur la logistique : assurez-vous que la technologie de tout le monde fonctionne pour éviter cette ruée initiale de « Pouvez-vous m'entendre maintenant ? » Et soyez attentif aux fuseaux horaires afin de ne pas toujours obliger une région à se coucher tard ou à se lever tôt. L'équipe de bureau en personne ne devrait pas toujours trouver le moment idéal si vous voulez que tout le monde se sente vraiment égal en importance.

Quand l'équipe se réunit

Entraînements le midi. Dîners d'équipe. Célébrations d'anniversaire. Des happy hours improvisés. Pensez à tous les moments où votre équipe se réunit en personne et à la façon dont ces fonctions informelles favorisent la camaraderie et l'esprit d'équipe – des liens dont les travailleurs virtuels peuvent manquer.

Je sais que les budgets sont serrés pour de nombreux bureaux et que parfois tout ce que vous pouvez gérer est une réunion annuelle d'entreprise. Cependant, je vous encourage à réfléchir aux autres possibilités de faire venir des membres de l'équipe virtuelle pour être physiquement avec le groupe. Bien que les grands événements soient importants, une grande partie des liens et du coaching se produisent lorsque vous vous réunissez de manière informelle, et l'équipe sera plus cohésive si elle se voit de temps en temps.

J'ai une perspective unique, puisque je suis souvent dans la position d'animer des discours ou des formations auxquels les gens sont venus par avion pour assister, et je vois le pouvoir des gens qui se rencontrent et collaborent face à face. Quelle que soit la quantité de technologie que nous ajoutons à nos vies, ces moments ont toujours quelque chose de spécial.

Conclusion : il est crucial de s'assurer que chacun sache qu'il fait partie intégrante de l'équipe, qu'il soit assis avec vous ou non. Qu'ils travaillent virtuellement ou dans un bureau, les personnes de toutes générations recherchent les aspects sociaux et les opportunités d'établissement de relations qu'offre l'environnement de bureau ; c'est la raison pour laquelle les espaces de coworking ont connu un tel succès. (Personnellement, je travaille dans une!) C'est pourquoi les managers intelligents sont toujours conscients de leurs travailleurs virtuels et s'assurent qu'ils se sentent comme faisant partie de l'équipe.

 

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