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Publié initialement par Lindsey Pollak 27 juin 2017

Préférez-vous généralement envoyer des e-mails, envoyer des SMS ou parler au téléphone ? Aimez-vous quand les gens écrivent l’intégralité de leur message dans la ligne d’objet de l’e-mail ou est-ce que cela vous fait grincer des dents ? Que pensez-vous de la messagerie vocale ? Des émoticônes ? Des infographies ?

Ce que révèlent ces types de questions est communément appelé votre « style de communication », c’est-à-dire vos préférences sur la manière dont les gens devraient idéalement communiquer avec vous. Et comprendre les styles de communication des autres est essentiel pour établir des relations de travail fructueuses avec eux. Mais curieusement, c’est un sujet dont nous discutons rarement.

C'est une erreur.

Comprendre le style de communication de vos collègues, de vos clients et, surtout, de votre patron a un effet bien plus important sur votre réussite professionnelle à court et à long terme que vous ne le pensez.

Il y a tellement de choix en matière de communication – et il y a tellement de façons dont les choses peuvent mal tourner

La communication ressemble beaucoup le code vestimentaire professionnel d'aujourd'hui : Les options ont explosé et il y a moins de règles que jamais. Cela signifie que ce qui est approprié dépend de votre lieu de travail particulier, des normes de votre secteur et de la personne spécifique avec laquelle vous interagissez.

À l’époque, nous n’avions que quelques choix pour communiquer : écrire une lettre, envoyer un mémo, nous rendre visite ou décrocher le téléphone. Maintenant, en plus de ces piliers, nous avons e-mail et envoyer des SMS, ainsi que des nouveaux venus comme les bitmojis et Slack. (Vous n'êtes pas encore « Slack » au travail ? Vous pourriez bientôt le faire ; comme un article récent dans New York revue a déclaré : « Slack… fait probablement aussi partie intégrante de votre journée de travail que le courrier électronique ou vous n'en avez jamais entendu parler auparavant. »)

Ces options infinies sont l’une des principales raisons pour lesquelles la communication est devenue si compliquée. Il n’y a littéralement aucun moyen de garantir quelle méthode une autre personne pourrait préférer.

Vous ne savez pas comment votre patron (ou tout autre VIP) aime communiquer ? Demander!

Je recommande de devenir le principal expert mondial sur la façon dont les personnes importantes pour votre carrière préfèrent communiquer. Cela est particulièrement vrai pour votre patron direct : il n'y a pas de meilleure utilisation de votre temps que de connaître ses préférences.

Bien sûr, vous pouvez étudier sa communication pour trouver des indices sur ce qu'elle aime, mais il est plus facile et plus efficace de simplement lui demander directement. Comme l'écrivait récemment Henrik Edberg pour Le blog de la positivité, « Demandez au lieu de deviner. …. Cela vous aidera à minimiser les conflits inutiles, les malentendus, la négativité et le temps et l’énergie perdus.

Couvrez tout, une fois pour toutes, dans une conversation de style

Comment demandez-vous exactement comment votre patron et les autres VIP aiment communiquer ? Je recommande l’approche « conversation de style ». Je donne 100% du mérite pour ce concept à Michael Watkins, qui en a parlé dans son livre classique. Les 90 premiers jours. Il recommande d'avoir cette conversation au début de toute nouvelle relation de travail.

En fonction de vos besoins et de la culture de votre entreprise, voici quelques sujets que vous souhaiterez peut-être aborder lors d'une conversation de style avec votre patron, un client important ou tout VIP que vous rencontrerez au cours de votre carrière :

  • Quelle forme de communication préférez-vous pour les affaires courantes ? (par exemple, en face à face, par téléphone, par courrier électronique, etc.)
  • Et les urgences ? (Mon assistant, par exemple, m'envoie un SMS uniquement s'il y a un message urgent, comme une annulation ou un problème client. Cela signifie que lorsque j'allume mon téléphone après un discours, je n'ai pas besoin de vérifier mes e-mails tout de suite parce que je sais de mes textes si quelque chose est urgent.)
  • Puis-je répondre rapidement depuis mon téléphone ou attendez-vous des messages plus longs et grammaticalement corrects ?
  • Préférez-vous généralement un résumé ou tout le contexte ? (J'ai un client qui envoie deux versions de certains e-mails ; l'une est un résumé qu'elle appelle « TL ; DR. La variante « trop longue, je n'ai pas lu » atteint les points forts pour une analyse rapide, puis en dessous, elle ajoute le arrière-plan pour ceux qui veulent plus de détails.)
  • À quelle fréquence dois-je communiquer des informations ou des mises à jour de routine ? (par exemple, au fur et à mesure ou un résumé hebdomadaire)
  • Sur quels types de décisions dois-je vous consulter et lesquelles puis-je prendre moi-même ? Par exemple, puis-je planifier des réunions pour vous ?
  • Quelle est votre préférence pour être copié sur les e-mails ? Quelqu'un qui vise la boîte de réception zéro voudra peut-être moins d'e-mails entrants ; d'autres managers veulent lire tous les e-mails, ou du moins toutes les communications clients. Certaines personnes ne lisent rien sur lequel elles ont reçu une copie en copie.

Ne laissez pas les gens deviner vos préférences

De la même manière, si vous êtes le patron, vous serez un bien meilleur leader si vous dites aux autres comment communiquer avec vous. Quelques exemples créatifs que j'ai entendus récemment :

  • Une cadre aux matinées très chargées préfère que les mises à jour de statut soient envoyées l'après-midi afin qu'elles n'encombrent pas sa boîte e-mail et ne se perdent pas.
  • Un client aime répondre aux e-mails le dimanche après-midi, mais indique clairement à son équipe qu'il n'attend pas de réponse ce jour-là afin de ne pas se sentir obligé de le faire. interrompre leur week-end.
  • Un manager millénaire que je viens de rencontrer prévoit une heure de bureau le matin avec portes ouvertes sur son calendrier quotidien. Cela permet d'accéder à ses subordonnés directs, mais lui évite également d'être interrompu par des demandes constantes.
  • Un de mes anciens patrons serait ennuyé si quelqu'un utilisait une ligne d'objet énigmatique dans un e-mail (ce qui rendrait plus difficile pour elle la numérisation des messages sur son téléphone), alors elle partage dès le départ sa préférence pour les lignes d'objet descriptives avec les nouveaux employés.

Ces petites bizarreries sont exactement la raison pour laquelle une conversation de style peut profiter à tout le monde. Si vous voulez vraiment être entendu, vous devez communiquer de la manière dont quelqu’un le souhaite et l’attend. Et, lorsque vous occupez un poste plus élevé, vous pouvez faciliter le travail de vos employés en exprimant vos propres préférences.

 

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