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Quatre conseils simples pour organiser des réunions virtuelles efficaces

Que vous utilisiez Zoom ou un autre logiciel de réunion virtuelle, ces plateformes sont la meilleure option dont nous disposons pour simuler un environnement de réunion en personne. Apprenez les conseils de Shelley Row, PE, pour perfectionner vos compétences en matière de réunions virtuelles et tirer le meilleur parti de la conduite de réunions efficaces.

Publié initialement par Shelley Row, PE, CSP le 6 avril

entreprise en démarrage, développeur de logiciels travaillant sur ordinateur

Je parie que vous avez participé à plus de réunions virtuelles au cours des dernières semaines que jamais auparavant. Enfermés chez nous pour éviter le COVID-19, nous travaillons tous sur des plateformes de réunion virtuelle. Prenez Zoom, par exemple, la société a ajouté plus d'utilisateurs au cours des deux premiers mois de 2020 que pendant toute l'année 2019. Plus de 10 millions de personnes rejoignent une réunion Zoom chaque jour. Que vous utilisiez Zoom ou une autre plateforme de réunion virtuelle, ces plateformes sont la meilleure option dont nous disposons pour simuler un environnement de réunion en personne. Profitez de cette opportunité unique de perfectionner vos compétences en matière de réunion virtuelle et de former votre équipe aux protocoles qui rendent une réunion virtuelle la plus productive.

Suivez un bon protocole de réunion. Les bases d’une réunion bien organisée sont les mêmes, que la réunion soit virtuelle ou en personne. Les objectifs et les ordres du jour définis profitent à toute forme de réunion. Voici une courte liste de contrôle pour vous assurer que vous avez couvert les bases.

  • Ayez un agenda avec des horaires définis.
  • Identifiez l’objectif spécifique de la réunion (« À la fin de cette réunion, nous allons… »).
  • Passez en revue les mesures à prendre à la fin, y compris les parties responsables et les dates d'échéance.
  • Soyez conscient des préférences de communication de chacun des membres de votre équipe et adaptez votre style en conséquence.

Engagez tout le monde. Impliquer tout le monde dans la discussion peut être un défi lors d’une bonne journée où tout le monde est au bureau. Les réunions virtuelles peuvent permettre à une personne de s'asseoir tranquillement et de ne pas s'engager ou effectuer plusieurs tâches à la fois. Il peut être difficile d'évaluer le dialogue et d'intervenir de manière appropriée jusqu'à ce que vous ayez créé des normes de réunion virtuelle relatives à l'engagement. Adoptez plutôt une approche proactive qui implique plus consciemment tout le monde dans la réunion virtuelle. Donner un rôle à chaque personne garantit également son attention tout au long de la réunion.

  • Définissez un rôle pour les participants et définissez dès le départ les attentes concernant leur engagement (Keisha discutera de la mise à jour du projet et Jose Luis discutera de l'avancement du programme).
  • Informez chacun de sa participation (après que Keisha nous aura parlé de son projet, Dave, je serai particulièrement intéressé par votre point de vue marketing).
  • Utilisez une conversation informelle pour démarrer l’engagement. Vous pouvez faire le tour de la « salle » virtuelle et poser des questions sur leur expérience de travail à domicile (Qu'est-ce que vous aimez le plus dans le travail à domicile ? Qu'est-ce qui vous manque et qui vous surprend ?)

Testez la technologie. Vous y êtes allé. Vous vous connectez à la réunion virtuelle pour découvrir que le son ne fonctionne pas correctement, qu'il y a des commentaires stridents, que l'hôte de la réunion a du mal à partager son écran et qu'un participant clé ne trouve pas le bouton vidéo. Ne gâchez pas le début de la réunion avec une technologie qui ne fonctionne pas correctement. Vérifiez tout à l’avance et préparez-vous à l’inattendu.

  • Testez le lien à l'avance. Encouragez tout le monde à télécharger le logiciel à l’avance. Certaines plateformes sont sensibles au navigateur. Testez-le avant le début de la réunion.
  • Testez la connexion au préalable. Lorsque le lien de la réunion virtuelle est critique, connectez votre ordinateur à Internet. Si cette option ne vous est pas disponible, trouvez un moyen de la mettre à votre disposition. Si la réunion est cruciale, la connexion l’est aussi. Si la réunion n'est pas aussi critique, une connexion sans fil peut faire l'affaire. Si des problèmes surviennent, éteignez l'appareil photo.
  • Testez la webcam. Sur l'un de mes ordinateurs portables, la caméra est située en bas de l'écran, près de la charnière – oui, la charnière. Cela fournit une excellente image visuelle de mon nez ! Sachez-le à l’avance. J'ai eu des appels où la tête de l'orateur était coupée ou seul le haut de sa tête était visible. Lors d'un autre appel, la caméra s'est baissée et nous avons vu les genoux du participant. Vérifiez au préalable la webcam et l'image vidéo. Nous n'avons pas besoin de voir ce que nous n'avons pas besoin de voir.
  • Vérifiez le son. Le son est le problème le plus courant que je rencontre lors d’une réunion virtuelle. J'ai constaté des problèmes avec des ordinateurs utilisant par défaut un casque, de sorte que le son ne passait pas par l'ordinateur. Si vous êtes l'intervenant principal, testez un casque. Cela peut fournir une qualité considérablement améliorée. La qualité sonore est un élément déterminant pour une réunion réussie.
  • Savoir utiliser les bases. Assurez-vous qu'en tant qu'hôte, vous savez comment activer/désactiver le son, lever les mains électroniques, gérer une fonction de chat, utiliser le tableau blanc, enregistrer si nécessaire et partager votre écran. C'est pas difficile. Apprenez ces compétences à l’avance, pas devant un personnel occupé.
  • Zoombombage. Oui… Zoombombing. Comme pour le photobombing, une personne non invitée arrive à votre réunion Zoom et peut partager des images indésirables, importunes et potentiellement obscènes. Vous n'avez pas besoin de ça ! Voici un lien vers un article qui fournit les paramètres à utiliser qui empêcheront le Zoombombing. https://www.adl.org/blog/how-to-prevent-zoombombing

Définissez les directives des réunions virtuelles. Pour tirer le meilleur parti de votre réunion virtuelle, fournissez des directives claires et explicites. Développez et appliquez des normes de réunion virtuelle telles que l’utilisation de caméras, la mise en sourdine et le multitâche. Les lignes directrices peuvent varier en fonction de la taille de la réunion. Les petites réunions de 4 à 6 personnes offrent plus de flexibilité. À mesure que le nombre augmente, utilisez une interaction plus structurée. Voici une liste de contrôle pour élaborer vos propres lignes directrices.

  • Tout le monde utilise son appareil photo. Cela augmente le sentiment de connexion et décourage le multitâche pendant la réunion puisque tout le monde peut se voir. Notez le point ci-dessus concernant la connexion Internet solide. Vous en aurez besoin.
  • Gérez la fonction muet. Je préfère couper le son de tout le monde à l'entrée de la réunion. Pour les grandes réunions, vous pouvez envisager de les laisser en sourdine, sauf lorsque vous parlez. Ceci est particulièrement important dans le cas de grandes réunions virtuelles. Mais même les petites réunions virtuelles sont perturbées lorsque le chien aboie, les portes claquent, le livreur Amazon dépose littéralement un colis ou une tondeuse à gazon démarre.
  • Levez la main (visuellement ou via la plateforme) lorsque quelqu'un veut parler. Cela vous permet de modérer la discussion et de garantir que chacun a la possibilité de s'exprimer. Contrairement à une vraie réunion, cette méthode garantit que les gens ne s'interrompent pas et ne se parlent pas. Cela signifie également que la réunion peut durer plus longtemps.
  • Pas de multitâche pendant la réunion. Soyez clair sur le fait que les téléphones portables ne doivent pas être utilisés pendant la réunion. L'attention des participants devrait être portée sur la discussion lors de la réunion virtuelle. Vous ne quitteriez pas la réunion pour prendre une tasse de café ou répondre à la porte si vous y étiez en personne. Ne le faites pas non plus pendant la réunion virtuelle.
  • Présentez tout le monde. Demandez à chacun de se connecter sous son propre nom afin qu'il apparaisse à l'écran. S'il n'y a pas de vidéo et que des personnes sont au téléphone, demandez-leur de donner leur nom avant de parler.

En cette période de COVID-19, les réunions virtuelles sont la norme. Au fur et à mesure que vous maîtriserez les plateformes de réunion virtuelle et maîtriserez ces conseils pour mener des réunions efficaces, vous constaterez peut-être que cet outil est une option précieuse, même lorsque nous pouvons tous retourner au bureau pour de vrai.

 

Shelley Row, Î.-P.-É., CSP travaille avec des dirigeants, des gestionnaires et des organisations pour former des leaders perspicaces qui doivent voir au-delà les données. Shelley vous aide à accroître vos résultats et à réduire les drames au travail en vous apportant des techniques pratiques de prise de décision, de motivation et de travail d'équipe fondées sur les neurosciences et son expérience en matière de direction et d'ingénierie. Nommé par Inc. en tant que conférencière parmi les 100 meilleurs en leadership, elle est également consultante et auteure. Apprenez-en davantage sur www.shelleyrow.com.

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