La première ressource pour l'exposition et professionnels de l'événementiel

May Coffee Talks avec Cathy Breden, CMP, CAE, CEM

Cathy Breden, vice-présidente exécutive et directrice de l'exploitation de l'IAEE, a accueilli les participants au Forum ouvert lors de nos Coffee Talks du mois de mai, un rassemblement mensuel le dernier vendredi de chaque mois dans le cadre du Forum ouvert MemberLink de l'IAEE. Lisez le récapitulatif de la conversation animée.

Le forum de discussion sur le café de l'IAEE s'est tenu le 28 mai et a été co-organisé par la vice-présidente exécutive et directrice de l'exploitation de l'IAEE, Cathy Breden, CMP, CAE, CEM et Erika Welling, CEM, DES. Les participants ont répondu aux questions présentées, qui exploraient les développements récents qu'ils ont observés dans les événements hybrides et virtuels, ainsi que la manière dont ils envisagent que ces formats joueront dans les futures expositions et événements. Poursuivez votre lecture pour découvrir les informations résultant de leurs conversations.

« Continuez-vous avec le numérique uniquement ou l’hybride ? Si oui, quel composant numérique utiliserez-vous pour votre événement ? Si vous incluez un marché numérique, que pensent vos exposants du marché en ligne ? »

Kimberly Hull, responsable du programme de parrainage et d'exposants, LIMRA a répondu : « Nous travaillons sur notre stratégie pour inclure une composante numérique. Pour notre conférence annuelle, nous prévoyons d'organiser l'événement en personne le dimanche, lundi et mardi et notre événement numérique le mardi, mercredi et jeudi. Nous aurons des enregistrements de l’événement en direct et proposerons du nouveau contenu numérique.

Robyn Davis, CPTD, formatrice/consultante en salons professionnels, exposants WINH LLC a ajouté : « La plupart des salons professionnels que je soutiens se déroulent en face-à-face (F2F), avec des opportunités numériques limitées (au moins à court terme) pour les parrainages et les sessions. L'objectif de l'exposition (pour mes clients) est principalement de revenir au présentiel maintenant… mais je travaille avec certains salons qui sont encore uniquement numériques, ou qui explorent vraiment le concept hybride. On dirait que chacun a ses préférences… ça devrait bientôt être un mélange intéressant ! »

Cathy a souligné que ces options seraient valables pour certains publics et pas tellement pour d'autres, notant qu'il sera intéressant de voir les résultats de la prochaine Centre de recherche sur l'industrie des expositions (CEIR) Sondage Pulse COVID.

Robyn » a accepté et a offert un aperçu plus approfondi : « Absolument ! J'ai hâte de voir ces données, Cathy, je l'espère, ventilées par segment et par toute autre caractéristique déterminante. Concernant les expositions numériques, certaines s’en sortent mieux que d’autres, comme on pouvait s’y attendre. Mon entreprise fournit des services de réussite aux exposants (comme la formation), c'est donc un sujet de discussion brûlant ces derniers temps. Il existe certainement des opportunités pour les exposants dans l'espace numérique, mais pour réussir, ils devront adapter leurs plans et leurs efforts pour mieux s'adapter à la plateforme – un processus pour lequel ils ont souvent besoin d'aide. Il est encourageant de voir autant de salons travailler dur pour soutenir davantage leurs exposants maintenant, quel que soit le type/le lieu de leur salon !»

Kimberley a ajouté que LIMRA passe à un format F2F avec une composante numérique, mais ne fait aucun streaming. Il comprendra un marché, mais celui-ci n'a pas connu un grand succès.

Cathy a noté que l'IAEE propose cette année un format hybride pour Expo ! Expo ! Réunion et exposition annuelle de l'IAEE en plus d'avoir récemment lancé sa place de marché de 365 jours, Hub de marché.

Randy Bauler, CEM, directeur des relations corporatives et des expositions, American Association of Critical-Care Nurses (AACN) a rejoint le groupe en offrant cet aperçu utile : « …Le café n'a pas encore fait son apparition puisque nous venons de terminer un événement virtuel de 4 jours cette semaine, du 24 au 27 mai. Nous avons eu de bons résultats, principalement du côté éducatif avec plus de 300 sessions préenregistrées (certaines avec des questions-réponses en direct après la vidéo), ainsi que quelques keynotes en direct. Nous sommes heureux d'avoir accueilli 6 700 infirmières en soins intensifs (généralement entre 7 000 et 8 000) et 114 exposants (généralement entre 375 et 400 personnes) au salon en direct. Une fois rétablis (après le 5 juillet ?), nous commencerons à planifier notre premier événement hybride pour mai 2022 à Houston. Nous avons beaucoup appris de notre première expérience de conférence virtuelle, que nous prévoyons d'évaluer et d'analyser attentivement avant de concevoir l'expérience de conférence hybride. Félicitations à tous les spectacles qui reviendront à l'événement « live » au cours des six prochains mois. Tout le monde – participants, exposants, personnel, etc. – préfère de loin l’expérience événementielle en direct plutôt que virtuelle. Même si mes jambes et mes pieds se sentent étonnamment mieux qu’à mon retour de notre événement en direct.

Nicole Lenon Johnson, spécialiste des services de congrès et des salons d'exposition, Delta Sigma Theta Sorority, Inc. a déclaré : « …Nous organisons un événement hybride cet automne, avec 40% comme hybride F2F et 60%. Nous offrirons aux participants hybrides la possibilité de venir sur place pour magasiner avec nos exposants. Ils devront acheter un laissez-passer pour entrer dans la salle d’exposition.

Anne Halal, vice-présidente principale des expositions, de l'éducation et des services aux membres, North American Meat Institute a également ajouté : « Nous proposons la plupart de nos contenus présentés auparavant lors de conférences en format hybride. Notre salon professionnel de janvier se déroulera en personne uniquement ! »

Cathy a ajouté qu'il semble effectivement que la composante éducative du numérique soit précieuse

Paula Herz CEM, directrice des ventes (Est), Shepard Je me suis demandé s'il existe une troisième option consistant à ne pas utiliser l'hybride ou le numérique une fois que l'option F2F sera disponible partout. Elle a demandé si le coût de l'hybride était trop prohibitif, ce à quoi Cathy a répondu que les recherches indiquent que oui, c'est cher et difficile à monétiser.

Julie Ichiba a déclaré : « Je viens de terminer une conférence virtuelle avec des expositions/sponsors et les participants ont apprécié car ils pouvaient voir l'éducation à tout moment. Les exposants/sponsors ne pensent pas que le virtuel vaut le $$ et nous n'avons pas facturé le plein tarif. Je reviendrai certainement aux événements en direct pour 2022 ! »

Christine Paplaczyk, CEM, responsable des ventes et des opérations des sponsors et des expositions, Blue Cross Blue Shield Association a ajouté: «Je devrai être d'accord avec Julie. Nous venons d'avoir une conférence virtuelle de deux semaines et les exposants/sponsors ne voient pas de retour sur investissement (ROI) même si le site existe 60 jours après. Nous envisageons l’hybride pour l’année prochaine, mais nous préconiserons une solution en personne uniquement.

Nicole Bowman MBA, vice-présidente du marketing et des communications, IAEE a noté : « Je pense que COVID a été l’indicateur le plus fort de la valeur du F2F et nous en sortirons tous plus forts à la fin. Allez l'équipe F2F ! »

« Comment travaillez-vous avec vos partenaires pour augmenter les ressources nécessaires à la réouverture des événements en personne ? Ceci est pertinent tant pour les organisateurs que pour les partenaires de services.

Russell Callahan, CEM, directeur des opérations nationales, Quest Events a répondu : « C’est un domaine dans lequel nous espérons que les organisateurs auront les yeux grands ouverts. En tant que fournisseurs, nous sommes confrontés aux mêmes défis que tous les acteurs du secteur des services. Les coûts montent en flèche et la main d’œuvre est rare. J’espère que les organisateurs réalisent qu’il s’agit d’une discussion importante à avoir avec tous leurs fournisseurs.

Cathy a répondu, "Nous avons eu cette discussion sur MATSO Meets cette semaine. Nous savons qu'il faudra du temps pour que le travail revienne. F&B va être plus. J’espère que nous pourrons tous être aussi transparents que possible les uns envers les autres pendant que nous nous rétablissons TOUS.

Érika a ajouté : « D'accord avec Russ. Je pense que ce sera vraiment une époque où nous comptons les uns sur les autres et où la transparence et la communication sont essentielles ! »

Robyn a déclaré : « Nous avons toujours collaboré étroitement avec les émissions que nous soutenons, puisque tous nos services sont personnalisés ; mais, surtout récemment, nous travaillons encore plus étroitement ensemble et restons en contact plus souvent… Comme les plans d'événements évoluent souvent au fil du temps (plutôt que d'être définis et réalisés dès le début, comme auparavant), cette communication, cette confiance et cette flexibilité – des deux côtés – a été crucial. En fin de compte, nous souhaitons tous la même chose : une expérience aussi réussie que possible pour les personnes impliquées. Travailler ensemble rend cet objectif réalisable, quelles que soient les circonstances environnantes et les contraintes supplémentaires.

Cathy était d’accord avec Robyn, notant qu’elle faisait partie d’un panel plus tôt dans la semaine au cours duquel un commentaire avait été fait selon lequel, à la sortie de la pandémie, l’espoir est que tout le monde continuera à être « gentil » les uns envers les autres.

Julie a ajouté : « Le chapitre du Midwest de l'IAEE organise un événement en personne mercredi prochain. Nous avons une mini-exposition (nous avons proposé des frais de participation modiques ou un parrainage en nature, et certains de nos plus grands sponsors n'ont pas pu y assister faute de main d'œuvre ou de budget). Le panel sera une étude de cas sur le retour aux événements en direct. Nous attendons environ 70 participants.

Christine a noté : « Je ne suis pas sûr que cela se rapporte à la question, mais nous remarquons que certains des parrainages que nous avons offerts dans le passé pourraient ne pas être réalisables à l'avenir en raison de nouvelles directives de sécurité avec l'hôtel, etc. »

« Quelles nouvelles ressources utiles ont été utiles lors de la réouverture ? »

Julie » a répondu : « Toujours intéressé de voir ce que les autres organisateurs font/utilisent de nouveaux produits pour des raisons de sécurité. »

Érika a ajouté : « Oui, j'aimerais savoir ce que nous continuerons à utiliser pour la sécurité à l'avenir. Et cela variera en fonction de l’installation et de l’emplacement.

Excité a également noté : « Bonne question, Cathy. Il ne s'agit PAS de nouvelles ressources, mais nous prévoyons de nous appuyer sur notre entrepreneur de services généraux, nos contacts en matière d'installations et de destinations, l'IAEE et sa multitude d'experts du secteur, le CEIR et sa richesse de données et de mesures sur les événements - et nos exposants de longue date, qui généralement participer/exposer à 30 à 40 salons médicaux et de soins de santé chaque année. Nous essaierons d'écouter et d'apprendre les meilleures pratiques pour notre premier événement hybride que nous prévoyons maintenant pour mai 2022. »

« Constatez-vous des lacunes dans les ressources nécessaires à la réouverture des événements en personne ? Où se situent les lacunes en termes de ressources en main-d'œuvre (c.-à-d. transitaires, techniciens audiovisuels, spécialistes du marketing, etc.) ? Quelles sont les lacunes en matière de ressources matérielles ? »

Nicole Bowman a répondu : « Avant le COVID, les attentes de la communauté des fournisseurs étaient irréalistes de la part des organisateurs de salons. C'est quelque chose qui a été évoqué dans un précédent Forum sur le leadership des femmes de l'IAEE événement. Il existe actuellement une tendance au sein de la communauté des fournisseurs, selon laquelle ils quittent ce secteur pour trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En tant qu'industrie, nous devons avoir une approche holistique des attentes de nos partenaires de services et nous rappeler que nous sommes tous humains, que nous n'avons qu'un nombre limité d'heures dans la journée, que nous avons des familles, etc.

Julie a déclaré: "Je pense que cela dépendra de la taille de l'événement et que la main-d'œuvre est désormais la plus grande préoccupation."

Érika a ajouté : « Je suis entièrement d'accord avec Julie sur le fait que la taille du groupe et la main-d'œuvre sont la plus grande préoccupation. Et justement, Nicole, sur le fait que le bien-être est la priorité absolue pour fidéliser le personnel !

« Avec des événements qui se chevauchent, comment les ressources vont-elles être gérées ?

Robyn » a répondu : « Stratégiquement, j'espère. Pour certains, il s'agira de réaffecter des ressources aux événements/opportunités qu'ils espèrent avoir le plus d'impact, comme les organisateurs ci-dessus qui ont mentionné se concentrer sur un format plutôt que sur tous les formats ou, pour les exposants avec lesquels j'ai travaillé et qui font un effort pour se concentrer sur les bonnes opportunités lors des bons salons plutôt que de simplement faire ce qu'ils font toujours – en d'autres termes, faire une (ou même quelques choses bien contre un tas de choses mal)… Pour d'autres, il s'agira d'empiler améliorer l'organisation et la formation pour améliorer l'efficacité avec les mêmes ressources – en commençant plus tôt, en effectuant des recherches supplémentaires pour garantir que les ressources les mieux adaptées sont confirmées, en mettant à niveau les outils qui les aident à faire leur travail mieux/plus rapidement/plus intelligemment… »

Érika a ajouté : « Merci, Robyn, très bien présenté et parfait ! Je pense qu’il est sage de se souvenir des leçons apprises et de valoriser toutes les parties prenantes – écoutez leurs objectifs ! »

« Quelle est la nouvelle norme ? Quelles nouvelles pratiques envisagez-vous de continuer comme norme à l’avenir ? »

Érika a répondu : « Compte tenu de la popularité de l’éducation au numérique, je pense que la diffusion en direct sera toujours incluse à l’avenir. Et monétiser la vidéo OnDemand par la suite.

Dana Fuller, CEM, directrice des expositions et des événements, planificatrice de réunions indépendante a ajouté : « Je pense que nous verrons davantage d'événements hybrides. »

Érika » a répondu : « Convenez qu'il s'agit d'un sujet populaire et qu'il peut certainement prolonger la durée de l'événement ! »

Robyn a noté : « Comme on dit, la seule constante est le changement… J'ai arrêté de faire des prédictions il y a quelque temps, mdr, mais j'ai hâte de lire ce que vous attendez.

Nicole Lénon Johnson a déclaré : « Les événements hybrides deviendront la nouvelle norme. Le fait que les participants aient accès au contenu sans frais de déplacement et d’hébergement est attrayant pour la plupart.

Julie a noté : « Je vois un événement complet en direct revenir en 2022, mais proposera une éducation à la demande. »

« Quelles efficacités ont été tirées qui se poursuivront avec les événements et le bureau ? »

Érika a répondu : « J'ai entendu des hôtels, des vendeurs et des associations faire des économies et gagner du temps grâce aux nouvelles idées apparues en raison de la pandémie. Intéressant ce que nous pouvons accomplir lorsque nous y sommes forcés. Par exemple, une simple idée selon laquelle les cocktails en canette sont désormais populaires, diminuent les files d’attente au bar et sont devenus très savoureux ! »

Dana Fuller a ajouté : « Flexibilité dans les horaires pour avoir la possibilité de travailler certains jours à distance. »

Souhaitez-vous participer aux discussions en direct des Coffee Talks ? Le forum en ligne se tient le dernier vendredi de chaque mois sur le forum ouvert MemberLink de l'IAEE, disponible dans le Tableau de bord des membres de l'IAEE.

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