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Réparez ce qui ne fonctionne pas pour les participants aux événements en personne

Expo ! Expo ! la présentatrice Dahlia El Gazzar donne un aperçu de la manière de créer les connexions et la transformation dont les participants rêvent.

Par Dahlia El Gazzar, DES

Conçu par FreePik

Publié initialement le LinkedIn.

L’engagement des participants est au cœur de chaque spectacle. Ici, Expo ! Expo ! Réunion et exposition annuelle de l'IAEE 2022 la présentatrice Dahlia El Gazzar, DES, propriétaire et évangéliste technologique chez Dahlia+Agency, explique comment les organisateurs d'expositions et d'événements peuvent créer l'expérience ultime pour les participants.

Première partie de la série d'articles Changemaker, "Les événements doivent changer. Commençons par une enquête», pose la question de la capacité des événements à se transformer. La deuxième partie lance une discussion sur ce à quoi ressemble la transformation.

Les participants sont au centre de chaque événement. Voici des façons de répondre à leurs besoins spécifiques.

Donnez la priorité à la connexion.

Une facette du problème est que les participants souhaitent se connecter en personne pour établir ou actualiser des relations de confiance. C’est logique puisque presque tout le reste peut être fait en ligne. Pourtant, de nombreux événements ne sont pas conçus pour faciliter les connexions. Les barrières – taille, foule, bruit, objectifs de l’événement, objectifs de profit à court terme – séparent les gens.

Si la connexion – la seule chose que les événements en face-à-face font exceptionnellement bien – est l'objectif (et elle devrait l'être), les concepteurs d'événements peuvent apporter des changements :

  • Planifiez des événements plus petits. Plus il y a de participants à un événement, moins il est probable qu’ils établissent les bons liens par eux-mêmes. Moins de personnes permettent aux organisateurs d’événements d’orchestrer et d’organiser des connexions plus significatives. Pour les événements déjà importants, les concepteurs peuvent s’efforcer de planifier des événements au sein d’événements.
  • Animer des réunions. Ce n’est pas parce que les gens sont ensemble au même endroit qu’ils rencontrent les personnes qu’ils aimeraient rencontrer. Le déploiement d’un logiciel de mise en relation structuré ou la planification de réunions d’acheteurs hébergées obligent (voire obligent) les gens à se connecter.
  • Créez un espace de rencontre. Les cabines ne sont pas toujours les espaces les plus accueillants pour des conversations approfondies. Ils sont conçus pour faire entrer et sortir rapidement les gens. Bien que potentiellement moins lucratif que l'immobilier de stand, un grand espace ouvert en dehors des stands avec des sièges confortables conçus pour l'interaction en petits groupes (feux de camp, par exemple) invite les gens à se connecter.
  • Favorisez le hasard. On parle beaucoup du pouvoir des événements en face-à-face pour générer des connexions impromptues qui se transforment en amitiés, en relations d'affaires et même en une éventuelle romance. L'intégration d'opportunités permettant à des étrangers de créer des liens autour d'intérêts personnels qu'ils ont en commun – le gameplay, l'amour des animaux, l'art, les voitures classiques, le vin – ouvre la porte à d'autres sujets de conversation.
  • Recadrer le rôle de l’organisateur. Pendant de nombreuses décennies, la responsabilité de l'organisateur de l'événement consistait à placer les personnes dans la salle. Les producteurs d’événements progressistes ont commencé à assumer la responsabilité de ce qui se passe dans la salle : les connexions établies, les accords conclus, le pipeline piloté – tous les sous-produits de la connexion.

Aider les participants sentir quelque chose.

La citation attribuée à la poète et activiste Maya Angelou : « J'ai appris que les gens oublieront ce que vous avez dit, les gens oublieront ce que vous avez fait, mais ils n'oublieront jamais ce que vous leur avez fait ressentir », est instructive pour les concepteurs d'événements.

Si la transformation – aider les participants à se sentir différemment en sortant de l’événement qu’en arrivant – est l’objectif, les concepteurs d’événements doivent redoubler d’expérience. Voici comment:

  • Repensez le but des événements. Plutôt que de simplement réunir des personnes au même endroit et au même moment, les concepteurs d'événements devraient viser à nourrir des expériences partagées (discussions en petits groupes, événements sportifs, compétitions d'équipe, hackathons, éducation entre pairs hautement interactive, camps d'entraînement) en tant que priorité événementielle.
  • Co-créez l’événement. En faisant participer les participants à la conception de l’événement, ils ont le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand. Par exemple, la conférence et les festivals SXSW utilisent un système PanelPicker pour donner « aux participants une voix significative dans la programmation de la conférence ». Le système oblige la communauté à saisir des propositions de sessions de conférence lors de tous les événements SXSW, puis demande aux membres de parcourir les propositions, de laisser des commentaires et de voter pour les sessions qui, selon eux, conviendraient le mieux à l'événement.
  • Sélectionnez des destinations familiales. Après la pandémie, il est plus difficile pour les participants de quitter leur domicile. Les responsabilités familiales (et le désir d'être à la maison) sont un facteur décisif dans la participation ou non à un événement, surtout pour les femmes. Les destinations et activités familiales peuvent rendre l’expérience des participants plus agréable.
  • Préparez les exposants à la nouvelle réalité. Les participants qui viennent aux spectacles aujourd’hui ne sont pas les mêmes qu’en 2019. Beaucoup sont fatigués, stressés et peu habitués à la foule. Certains ne sont peut-être pas encore prêts pour une interaction sociale à grande échelle. Faire prendre conscience aux exposants de ce niveau de fragilité des participants peut les aider à façonner les espaces et les expériences sur le stand de manière appropriée.
  • Soyez attentif au bien-être. Un certain nombre de participants sont introvertis. D’autres peuvent devenir facilement surstimulés ou fatigués après des heures passées à sourire et à parler. Les espaces calmes, qu'il s'agisse de chapelles ou de salles de méditation, de coins ou de modules de sieste, peuvent contribuer à réduire le stress et à promouvoir la santé mentale et le bien-être des participants.
  • Efforcez-vous d’être inclusif. Les initiatives de diversité, d’équité et d’inclusion sont non seulement populaires, mais elles sont également cruciales pour aider les personnes de couleur, les personnes handicapées ou toute autre personne issue d’une communauté marginalisée à se sentir comme si elles appartenaient à une communauté événementielle. Cet accueil prolongé peut transformer les individus de ces groupes.
  • Faites appel aux valeurs des participants. Réduire le gaspillage de papier, fournir des stations d'eau (par rapport aux bouteilles en plastique), servir des aliments de la ferme à la table, offrir des dons de compensation carbone pour les voyages ou sélectionner des lieux et des vendeurs écologiques, par exemple, communiquent aux personnes qui se soucient beaucoup de la durabilité que ils sont entendus.

Ces suggestions sont flexibles. Votre public dictera la quantité de créativité à injecter dans la conception pour aider les visiteurs à se connecter et à ressentir.

La pandémie a changé les gens. Les organisateurs intelligents reconnaîtront et apprécieront les différences.

A propos de l'auteur

 

Dahlia El Gazzar a fondé Dahlia+Agency après avoir travaillé avec des entreprises technologiques et des pionniers du secteur de l'événementiel, et découvert le besoin de rapidité – pour combler l'écart entre la grande technologie et l'adoption.

Elle a une attitude OMG à l'égard de tout ce qui concerne la technologie, les solutions d'engagement du public et le marketing événementiel. Avec plus d'une décennie d'expérience dans le secteur des réunions et des événements, travaillant à la fois du côté de la planification professionnelle et en tant que collaborateur associatif,

Dahlia est connue comme la source incontournable de solutions avant-gardistes, d'actualités en matière de technologie événementielle, de marketing événementiel et d'expertise en matière de médias sociaux.

Elle prospère tissage de réseaux, elle sait tout le monde. Elle pense toujours à de nouvelles idées.

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