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Ce que vous devez savoir sur les dangers du multitâche

Penny Zenker, conférencière du Women's Leadership Forum, explique comment augmenter la productivité en SANS effectuer plusieurs tâches à la fois.

Par Penny Zenker

Publié à l'origine par THE FOCUSOLOGIST

Le multitâche peut sembler être un excellent moyen d’accomplir beaucoup de choses en même temps. Cela nous fait même du bien, car cela libère de la dopamine dans notre cerveau. Certaines personnes croient même que la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois est une marque de travail acharné. Mais lorsque nous passons simultanément d’une tâche à l’autre, beaucoup de choses peuvent mal tourner. Et si je vous disais qu’il existe des dangers cachés dans le multitâche ?

J'ai récemment lu un rapport de recherche multitâche pour l'Agence fédérale pour la recherche et la qualité des soins de santé, le Dr John Halamka, directeur de l'information à la Harvard Medical School, à propos du multitâche qui a mal tourné.

Un médecin n’a pas réussi à arrêter de donner à sa patiente, Warfarin, un anticoagulant parce qu’elle a reçu un SMS alors qu’elle surveillait son patient, ce qui lui a ensuite fait oublier ses intentions initiales. Cette erreur n'a été découverte que deux jours plus tard, alors que le sang du patient était devenu si fluide qu'il remplissait spontanément le sac autour de son cœur, l'empêchant de pomper correctement. Par la suite, le patient a dû subir une opération à cœur ouvert pour drainer le sang et lui sauver la vie.

Cela peut sembler un scénario rare, mais il y a tellement de choses horribles qui résultent du multitâche, même lorsqu'il ne s'agit pas de vie ou de mort.

Le cerveau n’est pas programmé pour faire face aux dangers du multitâche

Nous savons que notre cerveau est plus gros et plus intelligent que l’ordinateur. Mais il y a une raison pour laquelle l’ordinateur peut éclipser le cerveau humain.

Contrairement au cerveau humain, l’ordinateur peut traiter des milliers de données en même temps. La recherche montre également que le cerveau humain fonctionne mieux lorsqu'il se concentre sur une tâche à la fois – et c'est pourquoi le multitâche n'est la réponse à rien.

En réalité, lorsque nous pensons être multitâches, notre cerveau ne fait que passer rapidement d’une tâche à la suivante. Le multitâche en soi est donc un mythe.

Et lorsque nous passons d’une tâche à une autre, nous avons tendance à perdre notre concentration et à devenir enclin à faire des erreurs. Cela limite à son tour la qualité de notre travail. C'est le danger du multitâche.

Le multitâche a également d’autres effets dangereux sur le cerveau. Premièrement, le multitâche prolongé nous rend sujets à des pertes de mémoire et a un impact horrible sur notre QI. Recherche montre même que cela peut faire baisser notre QI de 15 points, c'est beaucoup !

Deuxièmement, le multitâche chronique peut nous rendre trop impulsifs et plus susceptibles de minimiser les risques liés au fait de s’attaquer à trop de choses à la fois. Ainsi, cela diminue notre contrôle exécutif et limite nos ressources cognitives.

LE MULTITÂCHE N'EXISTE PAS, IL N'Y A QUE LE CHANGEMENT DE TÂCHE QUI NOUS FAIT DES PÉGAGES SUR NOTRE ESPRIT ET NOTRE PRODUCTIVITÉ..

La psychologie multitâche n’est pas rentable

L'American Psychological Association déclare que l'échange de tâches conduit à une perte de productivité du 40%. Même si vous semblez agile pour passer d'une tâche à l'autre, vous perdez en réalité beaucoup à cause du manque d'attention et de la confusion. Considérez qu'il est prouvé qu'il nous faut jusqu'à 25 minutes pour se remettre sur la bonne voie une fois que notre attention s'est détournée de la tâche qui nous attend. Vous réalisez alors que le multitâche est à l’origine de tous ces retards et de cette inefficacité.

La demande mentale accrue pour passer d’une chose à l’autre vous fait travailler à un rythme plus lent, 2 fois plus lent que mes propres études.

Par conséquent, cela est plus susceptible de vous empêcher de donner les meilleures performances. Naturellement, les nombreux effets négatifs du multitâche peuvent ne pas sembler évidents lorsque l’on fait des choses simples comme marcher ou écouter de la musique. Mais lorsque nous avons une ou plusieurs tâches complexes à gérer, le multitâche ne fait que nous désorganiser.

Le multitâche nous empêche d’apprendre

L'apprentissage est une partie importante de la vie, tant sur le plan personnel que professionnel. Mais pour apprendre ou améliorer nos capacités créatives, nous devons également nous concentrer.

Lorsque nous effectuons plusieurs tâches à la fois, nous accomplissons moins et perdons lentement notre capacité à nous concentrer suffisamment pour apprendre de nouvelles choses. Les preuves suggèrent même que le fait d’être constamment multitâche nous rend plus difficile de faire abstraction de tout le reste et de nous concentrer sur ce qui est devant nous – un trait qui est hautement nécessaire pour un traitement et un apprentissage plus approfondis.

Par conséquent, lorsque nous devenons multitâches, il nous est plus difficile de concentrer notre attention même lorsque nous ne travaillons pas sur plusieurs tâches à la fois. Donc, dans ce cas, nous sommes devenus excellents sélecteurs de tâches, que nous partons maintenant à la recherche de choses pour nous distraire.

Le multitâche donne la priorité à l’urgence plutôt qu’à l’impact

Il y a toujours quelque chose à faire avec une portée et une technicité variables. Mais certaines de ces tâches sont plus importantes et bénéfiques que d’autres qui peuvent être urgentes.

Trouver un équilibre entre les tâches urgentes et importantes est très important pour réussir. Cependant, il est plus difficile de discerner et de hiérarchiser les tâches importantes par rapport aux tâches urgentes en cas de multitâche. L’urgence éclipse l’importance et nous perdons notre capacité à établir efficacement des priorités. Le multitâche érode notre capacité à nous concentrer sur ce qui est le plus important.

Le multitâche rend plus difficile la prise de bonnes décisions

L’une des compétences de leadership les plus importantes est la capacité de décider de faire une chose plutôt qu’une autre et de changer les règles de la tâche précédente en règles de la nouvelle tâche. Ce sont les deux étapes du processus de contrôle exécutif, connues sous le nom de changement d’objectif et d’activation de règles.

Le multitâche est géré à l'aide de ces deux fonctions exécutives et étapes dans le cerveau. Lorsque nous effectuons plusieurs tâches à la fois, nous devenons plus lents à prendre ces deux décisions. Lorsque vous envoyez des messages aux autres et regardez la télévision en même temps, cela peut ne pas sembler très grave. Mais réfléchissez à l’impact que cela a sur des choses importantes, en particulier lorsque la productivité et la sécurité sont essentielles, comme la conduite dans un trafic dense. Le multitâche limite donc notre capacité à prendre des décisions critiques lorsque cela est nécessaire.

Le multitâche augmente la tendance au burn-out

La commutation constante provoque un environnement de travail tendu cela crée de la peur et de la tristesse. Ces émotions désagréables, associées à la confusion, augmentent le stress. Dans l’ensemble, nous sommes épuisés et lorsque l’on prend également en compte le fait que les tâches les plus importantes ne sont pas accomplies ou qu’elles sont truffées de trop d’erreurs, la fatigue, la peur et la colère sont inévitables.

LE MULTITÂCHE EST UN ENNEMI AU TRAVAIL EN PROFONDEUR ET AU DÉVELOPPEMENT DE NOTRE CAPACITÉ CRÉATIVE.

Les effets du multitâche sur le lieu de travail

Comment arrêter le multitâche – 8 façons étonnantes de surmonter les dangers du multitâche

Le multitâche n’est la solution à rien. Vous devez résister à l’envie d’effectuer plusieurs tâches à la fois, en particulier face à un ensemble de tâches écrasant. Même si vous semblez pouvoir vous occuper de tous en même temps, vous ne pourrez jamais y parvenir. Si vous avez déjà des difficultés avec le multitâche, voici les étapes que vous pouvez utiliser pour rompre avec l’habitude du multitâche.

#1 Automatiser ou déléguer des tâches sans importance

Cela peut sembler une solution évidente, mais ce n’est pas le cas. Il est important de catégoriser les tâches qui vous attendent pour déterminer ce que vous devez gérer par rapport aux tâches qui doivent être automatisées ou déléguées à d'autres. Efforcez-vous toujours de vous concentrer sur le plus important et de repousser les tâches sans importance de votre bureau pour gagner du temps libre et précieux.

#2 Identifiez les distractions et désactivez-les

Le multitâche en soi est une distraction – comment pouvez-vous appeler d’autre l’attention constamment divisée entre les appels téléphoniques imprévus, le défilement sur les réseaux sociaux, la réponse à des e-mails non pertinents et le partage de reportages captivants ?

Il y a tout simplement trop de choses qui réclament notre attention et il devient plus difficile de savoir où fixer la limite.

Que pouvez-vous faire contre ces distractions ?

Simple, soyez intentionnel sur ce qui retient votre attention. Identifiez ce qui vous distrait et débarrassez-vous-en. Par exemple, si vous recevez trop de notifications, désactivez-les. Vous ne devriez pas en avoir lorsque vous travaillez. Au lieu de cela, prévoyez du temps pour vérifier les notifications.

Si vous traitez trop d'e-mails, pensez à gérer vos e-mails avec les règles que j'ai décrites dans Cet article. Si vous vous laissez emporter par les réseaux sociaux, pensez-vous à éteindre votre appareil mobile personnel lorsque vous travaillez ?

Quelles autres distractions vous empêchent d’atteindre vos objectifs ? Déterminez-les et éliminez ces habitudes.

#3 Évitez la procrastination

La procrastination est souvent l’une des raisons pour lesquelles nous recourons au multitâche pour rattraper le temps manqué. Il est important de réaliser que chaque minute perdue ne pourra jamais être récupérée.

Ainsi, au lieu de toujours essayer de rattraper le temps perdu, concentrez-vous sur l’adoption de meilleures habitudes et sur l’accomplissement des tâches. De cette façon, vous maîtrisez mieux votre temps et pouvez atteindre vos objectifs et vos projets au mieux de vos capacités.

#4 Utilisez la « règle des 20 minutes »

Pour briser la tentation de passer constamment d’une tâche à l’autre, vous pouvez également consacrer intentionnellement votre attention à une seule tâche pendant 20 minutes. Cela peut encore vous inciter à consacrer encore plus de temps aux mêmes tâches.

Cela dit, si la règle des 20 minutes est trop courte et alambiquée, vous pouvez essayer la technique Pomodoro qui consiste essentiellement à travailler pour X minutes de temps suivies de X minutes de repos.

Voici un exemple général de la technique Pomodoro :

  • Réglez une minuterie pour qu'elle fonctionne pendant 25 minutes suivies d'une pause de 5 minutes
  • Commencer un autre bloc de 25 minutes de travail ou « Pomodoro »
  • Terminez 2 Pomodoro supplémentaires avant de prendre une pause prolongée de 20 minutes.

#5 Évitez le multitâche dans les plus petites choses

Les données suggèrent que le multitâche multimédia, comme parcourir les réseaux sociaux tout en regardant un film ou consulter ses e-mails tout en écoutant de la musique, peut également nous rendre plus distraits et moins capables de concentrer notre attention.

#6 Soyez intentionnel en prenant des pauses

Il y aura toujours beaucoup de travail à faire à un moment donné. Mais prendre des pauses peut vous aider à renforcer le besoin de vous concentrer sur une seule tâche à la fois.

Des pauses de qualité offrent suffisamment de temps pour détendre vos nerfs. Et par qualité, j'entends me concentrer sur absolument rien (ne pas faire défiler les réseaux sociaux ou des activités prenantes).

#7 Fixer des limites

Avez-vous du mal à dire non à davantage de tâches ? Ensuite, vous devez réaliser que grandir signifie minimiser l’accès à vous-même et donner la priorité à ce qui vous rend meilleur. Alors, la prochaine fois que vous souhaiterez dire oui alors que vous vouliez dire non, pensez aux mots de Brene Brown :

« Lorsque nous ne parvenons pas à fixer des limites et à demander des comptes aux gens, nous nous sentons utilisés et maltraités. »

#8 Au lieu de souscrire aux dangers du multitâche, choisissez le regroupement des tâches

La plupart des gens divisent leurs activités quotidiennes en trois parties : du temps pour le travail, du temps pour socialiser et se détendre, et du temps pour dormir. Cependant, cela ne suffit pas pour se concentrer, car toutes les tâches ne sont pas égales et lorsque nous essayons de bloquer des plages de temps rigides, nous pouvons être confrontés au dilemme de laisser certaines « tâches faciles » rester inachevées trop longtemps.

Et si vous envisagiez le batching de tâches ?

Le regroupement de tâches est le processus consistant à associer des tâches similaires. Par exemple, vous pouvez envisager de gérer toutes vos finances en même temps : surveiller les cartes de crédit, vérifier les soldes et payer les factures. Un autre exemple consiste à planifier toutes vos réunions en succession rapide à une partie de votre journée.

Le traitement par lots est une compétence de gestion du temps qui vous place dans une zone de « concentration » et améliore le flux de travail. Cela réduit encore davantage la fatigue décisionnelle, vous rendant moins sujet à la distraction. Alors, comment regrouper les tâches ?

Tout d’abord, identifiez les tâches que vous pouvez regrouper, telles que les tâches peu prioritaires comme vérifier vos e-mails et vos SMS, préparer les repas et les courses, écouter un podcast et faire une promenade. Leila Mooney illustre davantage une excellente façon de commencer à regrouper vos tâches:

« Commencez par créer une méga liste de tâches. Assurez-vous d'inclure toutes les choses que vous devez accomplir, y compris les tâches ménagères, les choses que vous VOULEZ, pas seulement DEVEZ faire, et même les responsabilités sociales et/ou familiales… Parcourez maintenant cette liste (peut-être avec des surligneurs de couleurs différentes, si vous le souhaitez). vous êtes comme moi) et classez chaque élément en fonction de la compétence ou de la concentration nécessaire pour accomplir la tâche.

Dernières pensées

Se débarrasser de l'habitude du multitâche ne sera pas facile, mais vous pouvez le faire.

À notre époque, il est si facile de tomber dans la tentation du multitâche. Et il ne sera pas facile de gérer votre temps et d'apprendre à vous concentrer sur une chose (ou un groupe de tâches) à la fois. Cependant, ce n’est pas non plus impossible. Pour surmonter l’envie d’effectuer plusieurs tâches à la fois, vous devez vous concentrer sur le processus et toujours vous rappeler que la cohérence vous aidera à vous améliorer.

Ne vous embêtez pas encore à essayer de perfectionner vos compétences en gestion du temps. Tout ce que vous avez à faire est de vous concentrer sur votre intention d'éviter la tendance à effectuer plusieurs tâches à la fois en faire constamment et renforcer de meilleures habitudes. En un rien de temps, vous deviendrez si bon qu'il sera plus facile d'être « dans la zone » et de donner le meilleur de vous-même dans votre travail.

A propos de l'auteur

Penny Zenker est The Focusologist, conférencière motivatrice internationale, coach en stratégie commerciale et auteure à succès. Penny a fondé, développé et vendu sa première entreprise de plusieurs millions de dollars alors qu'elle vivait à Zurich, en Suisse. Plus tard au Mondial 4ème plus grande société d'études de marché, elle a géré le redressement des unités commerciales et a été coach d'affaires Tony Robbins aidant les entrepreneurs du monde entier à doubler leur activité.

Ses clients lui disent que son don leur permet de se débarrasser du désordre et de les aider à se concentrer sur les domaines les plus importants et les plus pertinents pour développer durablement leur entreprise.

Les présentations principales énergiques et interactives de Penny, ses discours de motivation et ses ateliers vous inspirent et vous mettent au défi de penser, d'agir et d'être plus stratégique, d'être plus intelligent sur le plan émotionnel et d'inspirer un leadership personnel.

Penny est l'auteur à succès de La zone de productivité : mettre fin à la lutte acharnée avec le temps. En tant que maître praticienne en PNL et neurostratège, elle intègre les éléments de pensée, de communication et de comportement pour proposer des stratégies permettant des changements positifs et des résultats optimaux. L'expertise de Penny se concentre sur la réflexion stratégique, le leadership, la résolution de problèmes, la communication et la productivité. Elle a coaché des centaines de chefs d’entreprise et d’entrepreneurs prospères dans des rôles de leadership, dans les relations et dans la construction d’une culture.

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