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Les essentiels de l’assurance contre les pertes d’exploitation

IAEE Preferred Partner Risk Strategies explique les avantages et les considérations derrière l’assurance contre les pertes d’activité.

Par Mike Bostley, directeur, Réclamations immobilières complexes ; Peter Fallon, responsable national des pratiques immobilières ; et Amy Hahn, directrice, Contrôle national des pertes et pratiques de sécurité

Publié initialement par Risk Strategies

Des événements indépendants de votre volonté peuvent mettre un terme à votre activité. Après l’un de vos meilleurs trimestres, un incendie de forêt pourrait embraser votre entrepôt. Un ouragan pourrait détruire le toit de votre hôtel, vous obligeant à fermer vos portes pendant des semaines, ce qui coûterait des millions de dollars en revenus potentiels.

L’assurance contre les pertes d’exploitation (BI) est la meilleure amie du propriétaire d’entreprise lorsque le pire des cas se produit. Voici un guide sur la couverture BI : ce que vous devez savoir et faire pour garder votre entreprise sur la bonne voie.

Qu’est-ce que l’assurance contre les pertes d’exploitation (BI) et que couvre-t-elle ?

En cas de catastrophe, l’assurance contre les pertes d’exploitation (BI) peut remplacer les bénéfices et les dépenses fixes. Pour être couverte par une police BI, votre pause commerciale doit être directement liée à une perte ou à un dommage physique. De plus, la perte ou le dommage doit être causé par un événement générateur de pertes indiqué dans votre police d’assurance des biens commerciaux.

Les éléments que la BI peut couvrir peuvent inclure :

  • Remboursement des bénéfices
  • Coûts fixes
  • Emplacement temporaire (si les circonstances obligent à déménager)
  • Dépenses supplémentaires nécessaires pour maintenir l'entreprise en activité après la fermeture
  • Salaires/masse de paie des employés
  • Paiements de prêt dus pendant une pause dans les opérations
  • Et plus encore, en fonction des besoins et des circonstances spécifiques de l'entreprise

Quels événements peuvent déclencher une couverture BI ?

Les risques d’interruption d’activité sont très variés : depuis les fortes pluies provoquant des dégâts des eaux qui vous arrêtent pendant une semaine jusqu’aux incendies de forêt en cours qui interrompent les opérations pendant des mois. Au cours des trois dernières années, des pertes BI sans précédent sont dues à :

  • Incendies de forêt en Californie
  • Événements météorologiques extrêmes, notamment ouragans, inondations et gels
  • Émeutes
  • Pertes résultant de vices de construction
  • Incendies et explosions
  • Tornades
  • Pannes d'équipement

BI n’est pas simple. Tous ces périls pourraient avoir un impact sur votre entreprise. En travaillant avec une équipe d'experts, vous pouvez comprendre les complexités de votre police et vous assurer que vous êtes couvert.

4 étapes clés à suivre avant une perte BI

La gestion des sinistres avant sinistre peut être tout aussi importante que la façon dont vous traitez votre sinistre après un sinistre. Préparez-vous à réussir votre couverture contre les pertes d’exploitation en utilisant les tactiques suivantes :

#1 Révisez votre police d'assurance contre les pertes d'exploitation

Parcourez votre politique page par page. Assurez-vous que cela a du sens et que votre entreprise sera en mesure de survivre à des scénarios catastrophiques grâce à votre couverture écrite. Regardez-le sous tous les angles et évaluez la langue à l’aide de multiples interprétations.

Pour une assurance supplémentaire, consultez un conseiller externe ou interne, y compris votre courtier et votre souscripteur.

#2 Comprendre les valeurs des biens et des pertes d'exploitation

Les transporteurs exigent une feuille de calcul BI et une déclaration de valeurs avant le renouvellement. Vous ne pouvez pas modifier les valeurs documentées des biens ou des actifs couverts par la BI au moment d'un sinistre, alors assurez-vous que les valeurs sont toujours à jour. Évaluer les valeurs à chaque renouvellement pour tenir compte de l'inflation, des acquisitions, etc.

Bien que la perte ne soit pas ajustée en fonction de la feuille de calcul BI, il est important que les allocations d'emplacement reflètent les revenus et les dépenses de chaque emplacement pour les analyses d'exposition aux pertes maximales probables (PML), aux pertes maximales prévisibles (MFL) et aux catastrophes (CAT).

Effectuez une analyse « et si » pour déterminer les coûts potentiels pour votre entreprise selon différents scénarios. Quantifiez les risques financiers et opérationnels en réfléchissant à chaque scénario. Par exemple, si vous pouvez transférer des appels vers un autre centre d’appels si l’un d’entre eux est endommagé, dans quelle mesure votre entreprise sera-t-elle affectée ? Pourriez-vous poursuivre les expéditions depuis un autre endroit si un centre de distribution est inondé ?

Ces évaluations, ainsi que les consultations avec votre courtier, vous aideront à prendre des décisions éclairées sur le type d'assurance BI et les limites dont votre entreprise a besoin.

#3 Établir un protocole de gestion des réclamations, des plans de reprise après sinistre et des plans d'urgence

Travaillez avec votre équipe pour déterminer ce qui se passera si un événement se produit. Établissez des lignes directrices qui protégeront vos employés et vos clients et assureront le bon fonctionnement de votre entreprise.

#4 Construisez votre équipe

Rassemblez votre équipe avant une défaite. De cette façon, lorsque quelque chose arrive, vous pouvez lancer le processus de réclamation immédiatement et maintenir votre entreprise à flot. Les meilleures pratiques font appel à des professionnels internes et externes :

Interne

  • Gestionnaire des risques
  • Opérations
  • Finance
  • Avocat général

Externe

  • Courtier d'assurance
  • Juricomptable
  • Ingénieur/entrepreneur
  • Avocat de couverture externe (s’il n’y a pas d’avocat interne)

Ajusteur nommé

Si votre entreprise est plus grande et que vous en avez la capacité, désignez un expert nommé avant une perte. L'expert en sinistres peut être prédéterminé et convenu par l'assureur et le preneur d'assurance. Cela permet de garantir que vous travaillerez avec un expert en sinistres en qui vous avez confiance et qui connaît votre entreprise.

Meilleures pratiques en matière de réclamations pour pertes d’exploitation

Les premiers jours suivant une interruption d’activité sont essentiels. Ces 10 étapes peuvent faciliter le processus de réclamation :

  1. Soyez la roue qui grince, en particulier en cas de sinistres en cas de catastrophe (CAT). Obtenez l’expert en sinistres dès que possible avec votre équipe.
  2. Donnez le ton de la coopération. Rencontrez l’expert en sinistres et donnez-lui accès à tout ce dont il a besoin.
  3. Assumez la responsabilité de mesurer votre propre réclamation. Mettez votre équipe en action (juricomptables, ingénieurs, etc.).
  4. Élaborez une stratégie de réclamation. Déterminez le résultat souhaité. Si votre usine brûle, souhaitez-vous la construire au même endroit ou la déménager ? Ou souhaitez-vous changer l'intérieur du bâtiment ? Vous devrez calculer toute différence de coût.
  5. Établir des communications stratégiques avec l’expert en sinistres. Documentez tout. Envoyez tous les accords et discussions par e-mail pour vous assurer qu'ils sont sur la même longueur d'onde.
  6. Planifiez des réunions régulières avec l’expert en sinistres, en particulier lorsqu’il s’agit de sinistres importants et complexes.
  7. Faire des demandes fréquentes et appuyées d’avances de trésorerie provisoires. Préparez tôt les réclamations pro forma, si nécessaire pour les flux de trésorerie nécessaires au maintien des opérations commerciales.
  8. Élaborer et communiquer à l'expert en sinistres un plan de reconstruction et un plan de période de restauration.
  9. Maintenez une communication ouverte pour qu’il n’y ait pas de surprises. Tenez l’expert informé des décisions importantes.
  10. Demander l’approbation des dépenses

Stratégies pour aider à régler une réclamation BI

Les réclamations pour interruption d’activité sont complexes – remplies de projections, d’hypothèses et de « et si ». Le règlement d’une réclamation BI nécessite de gérer les attentes, des tas de preuves et une volonté de négocier. Le règlement des réclamations peut être à la fois coopératif et tendu.

Comprenez les faits et circonstances uniques entourant votre réclamation et votre police. Assurez-vous de tout justifier par des preuves documentées. Vous aurez plus de chances de réussir si vous considérez le point de vue de l'assureur. Comprenez les forces et les faiblesses de la réclamation et anticipez les points où ils pourraient repousser.

Voici quelques-uns des documents que les assureurs peuvent demander pour justifier votre réclamation :

  • États de profits et pertes (P&L)
  • Registres de ventes et de production
  • Acheter en ligne
  • Factures
  • Dossiers de paiement – relevés de carte de crédit, chèques annulés
  • Dossiers de paie
  • Budgets et informations historiques
  • Déclarations de revenus
  • Contrats de location
  • Contrats et accords

Ils peuvent avoir besoin de documents supplémentaires pour évaluer la réclamation.

Lorsque vous arrivez à la table des négociations et que vous êtes face à face avec la compagnie d’assurance, résolvez vos différends point par point. Le transporteur pourrait s'assouplir après avoir trouvé des points d'accord ailleurs. Le compromis peut être une belle chose. Si aucune des parties n’est prête à faire des compromis, cela pourrait conduire à une évaluation ou à un litige – des processus longs et coûteux.

Si vous préparez une réclamation crédible, vous pouvez être payé plus rapidement et toutes les parties sont plus satisfaites.

Survivez et prospérez après une crise grâce à la couverture BI

Une catastrophe naturelle ou une panne d'équipement ne doit pas nécessairement faire dérailler votre entreprise. En travaillant avec une équipe expérimentée et en adoptant des stratégies BI clés, vous pouvez obtenir la couverture dont vous avez besoin pour revenir meilleur que jamais.

à propos des auteurs

Mike Bostley gère les réclamations immobilières importantes et complexes à l'échelle nationale, y compris celles pour interruption d'activité.

Peter Fallon, responsable national des pratiques immobilières chez Risk Strategies, aide les entreprises à structurer et à mettre en place des programmes d'assurance de biens et d'interruption d'activité.

Amy Hahn, spécialiste certifiée en protection incendie (CFPS), aide les clients à identifier les risques liés aux propriétés et les moyens de les atténuer, y compris l'analyse des expositions aux catastrophes.

Le contenu de cet article est uniquement destiné à des fins d’information générale et Risk Strategies Company ne fait aucune représentation ou garantie d’aucune sorte, expresse ou implicite, concernant l’exactitude ou l’exhaustivité de toute information contenue dans le présent document. Toutes les recommandations contenues dans le présent document sont destinées à fournir un aperçu basé sur les informations actuellement disponibles et doivent être examinées par rapport aux besoins juridiques et commerciaux applicables avant d'être appliquées à un client spécifique.

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