La première ressource pour l'exposition et professionnels de l'événementiel

Élaborer un plan de gestion de crise : se préparer à l’inattendu

Stratégies de risque des partenaires privilégiés de l'IAEE
Le partenaire privilégié de l'IAEE, Risk Strategies, explique l'importance de se préparer à l'inattendu et fournit un manuel que vous pouvez utiliser pour formuler votre plan de crise.

Par Travis Bennett, associé. Directeur, Leader du Contrôle des pertes en pertes naturelles | John Shaw, directeur principal, Vie, Invalidité | Christina Capobianco, consultante en contrôle des pertes de sécurité

homme d'affaires regardant des graphiques et tenant des blocs de dominos en bois en place pour éviter qu'ils ne se renversent

Publié initialement par Risk Strategies

Une crise peut frapper n’importe quelle entreprise à tout moment. Qu’il s’agisse d’un accident du travail ou d’une catastrophe naturelle, un plan de gestion de crise bien conçu peut faire la différence entre résister à la tempête et succomber aux circonstances.

Scénarios de crise potentiels

  • Décès d’un salarié ou d’un tiers : Un décès sur les lieux d’une entreprise est un événement dévastateur. Un plan de gestion de crise peut contribuer à garantir des réponses rapides et appropriées aux autorités, aux familles et aux médias.
  • Incidents graves : Les accidents, les blessures ou les déversements dans l’environnement peuvent avoir des conséquences durables. Un plan peut atténuer les dommages et assurer une bonne communication avec toutes les parties prenantes.
  • Actes criminels : Le vol, la fraude ou le vandalisme peuvent perturber les opérations et nuire à votre réputation. Les plans de gestion de crise peuvent vous aider à répondre efficacement aux forces de l’ordre et à minimiser la publicité négative.
  • Produits créant des incidents : Si un produit cause un préjudice, une réponse rapide et décisive est cruciale. Avoir un plan peut vous aider à identifier et à résoudre rapidement le problème.
  • Catastrophes naturelles: Les inondations, incendies et autres événements météorologiques extrêmes provoquent des dégâts et des perturbations importants. Un plan peut aider votre entreprise à se redresser et à se remettre sur pied.

Pourquoi planifier à l’avance ?

Ne pas être préparé à une crise peut conduire au chaos et à des erreurs coûteuses. Un plan de gestion de crise approfondi fournit une feuille de route pour faire face aux situations difficiles. Un plan est vital pour plusieurs raisons :

  • Les employés non formés échouent : En cas de crise, les employés non formés peuvent paniquer ou devenir indécis. Une bonne formation en cas de crise leur permet de réagir efficacement.
  • Délai de récupération : Un plan bien préparé peut minimiser les dégâts et assurer une récupération plus rapide.
  • Réponse à l'enquête : Savoir qui enquêtera sur l’incident est crucial pour fournir des informations précises.
  • Contrôle des atteintes à la réputation : Un plan de gestion de crise peut contribuer à protéger la réputation de votre entreprise en assurant une communication précise et cohérente.
  • Réclamations accélérées : Un plan de réponse à la crise bien documenté, ainsi qu'une communication claire avec votre compagnie d'assurance, peuvent rationaliser le processus de réclamation et accélérer la couverture des pertes.

Construire votre plan de gestion de crise

Vous pouvez commencer à élaborer votre plan en suivant ces étapes :

  • Événements possibles : Identifiez les types de crises auxquelles votre plan répond.
  • Réponse: Décrivez les mesures à prendre immédiatement après une crise.
  • Communication : Établissez une stratégie de communication claire et concise pour les employés, les médias et les autres parties prenantes.
  • Conception: Rendez le plan facile à comprendre et à naviguer. Utilisez des sous-titres, des organigrammes et un langage clair.
  • Liste de contrôle: Pensez à inclure une liste de contrôle des actions essentielles à prendre en cas de crise.
  • Coordonnées: Incluez les coordonnées détaillées de tout le personnel clé, y compris le conseiller juridique, votre compagnie d’assurance et les services d’urgence.

Développer votre équipe de gestion de crise

Une équipe bien coordonnée est essentielle pour une gestion efficace des crises. Voici les membres clés et leurs rôles :

  • Direction supérieure : Assure le leadership et la prise de décision en cas de crise.
  • Conseiller juridique: Offre des conseils juridiques et veille au respect de toutes les réglementations.
  • Opérations : Gère la logistique et assure la continuité des activités.
  • IL: Maintient les systèmes de communication et protège les données sensibles.
  • Relations publiques: Élabore et diffuse des messages de communication de crise.
  • Ressources humaines: Soutenir les employés et répondre à leurs besoins en cas de crise.
  • Unités d'affaires: Fournir des connaissances et une expertise spécifiques pertinentes à la crise.
  • Gestion des installations: Assure la sûreté et la sécurité des biens de l’entreprise.

Exercices de pré-planification

L'exercice régulier de votre plan de gestion de crise peut le rendre instinctif lorsqu'un événement malheureux se produit. Voici quelques méthodes efficaces :

  • Brainstorming et jeux de rôle : Simulez des scénarios de crise potentiels et réfléchissez à des réponses potentielles.
  • Exercices en table ronde et sur table : Rassemblez votre équipe pour discuter des crises potentielles et répéter les réponses.
  • Crises passées et quasi-accidents : Examinez les incidents passés et identifiez les domaines à améliorer.
  • Identification des vulnérabilités : Analysez les vulnérabilités de votre entreprise face à des crises potentielles.
  • Simulation d’urgence : Organisez périodiquement des simulations d’urgence pour tester votre plan et identifier les faiblesses.
  • Formation redondante : Former régulièrement les employés aux procédures de base d'intervention en cas d'urgence.
  • Capitaines d'équipe : Nommer des capitaines d’équipe pour diriger des aspects spécifiques de la réponse à la crise.

Communication interne

Une communication interne efficace est cruciale en période de crise. Voici quelques éléments clés :

  • Équipe de communication de crise : Mettre en place une équipe dédiée pour communiquer avec les employés.
  • Canaux de communication: Identifiez plusieurs canaux pour atteindre les employés, tels que des SMS en masse, des e-mails ou des systèmes d'interphone.
  • Informations opportunes et précises : Fournissez aux employés des informations précises et à jour dans les plus brefs délais.

Communication externe

Une communication productive avec des publics externes est essentielle pour minimiser les dommages à la réputation. Considérer ce qui suit:

  • Déclaration aux autorités : Signalez la crise aux agences locales, étatiques et fédérales appropriées, selon les besoins.
  • Messages positifs : Développez des messages positifs mettant en valeur le bilan de sécurité de votre entreprise, son implication communautaire ou ses dons de bienfaisance.
  • Point de contact unique: Désignez un porte-parole pour communiquer avec les médias.
  • Comprendre la situation : Rassemblez tous les faits avant de faire des déclarations publiques.
  • Considérations légales: Soyez conscient des ramifications juridiques potentielles de vos déclarations.
  • Surveillance des médias sociaux : Surveillez les médias sociaux pour détecter les mentions de crise et répondez rapidement aux préoccupations.
  • Numéros passés : Soyez prêt à aborder tous les problèmes passés qui pourraient être liés à la crise.

Apprendre de l’expérience

Une fois la crise passée, il est crucial de prendre du temps pour le débriefing et l’analyse. Ce processus vous permet d’identifier les domaines à améliorer et de garantir que votre plan de gestion de crise reste efficace. Voici quelques aspects critiques de l’analyse post-crise :

  • Leçons apprises: Rassemblez votre équipe pour discuter de la réponse à la crise. Identifiez ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être géré différemment.
  • Partager les apprentissages : Ne limitez pas vos apprentissages à l’équipe directement impliquée. Partagez les points clés à retenir avec d’autres sites ou succursales de l’entreprise pour améliorer la préparation globale dans l’ensemble de l’organisation.
  • Documentation: Créez un enregistrement détaillé de la crise et de votre réponse. Cette documentation sera inestimable pour de futures références et à des fins de formation.
  • Suivi: Attribuez des tâches de suivi claires avec des délais et désignez des personnes responsables de leur exécution. Cela garantit que vous pouvez mettre en œuvre efficacement les améliorations identifiées.
  • Mises à jour du forfait : Sur la base de ce que vous avez appris, mettez à jour votre plan de gestion de crise pour refléter les nouvelles connaissances et les meilleures pratiques acquises grâce à l'expérience. Cette amélioration continue garantit que votre plan reste pertinent et efficace dans les situations futures.

Considérations relatives à l'assurance

Avoir la bonne assurance peut aider votre entreprise à se remettre financièrement d’une crise. Interruption générale des activités, propriété, et assurance responsabilité civile sont probablement importants pour la plupart des entreprises. En fonction de votre secteur d'activité, vous pouvez également envisager la cyber-sécurité, la responsabilité des produits, et D&O (Administrateurs et dirigeants).

Avant qu’un incident ne survienne, assurez-vous de disposer des coordonnées à jour de votre courtier d’assurance et de votre assureur. Après un incident, prenez des mesures pour préserver la propriété, signalez rapidement les réclamations, suivez les dépenses et embauchez des entrepreneurs agréés.

Programmes d'aide aux employés (PAE)

Les programmes d'aide aux employés (PAE) agissent comme un filet de sécurité pour les employés confrontés à une crise. Ces programmes offrent une variété de services de soutien, y compris des ressources en santé mentale comme des conseils et des références à des thérapeutes. Les PAE peuvent également fournir une aide financière à court terme aux employés confrontés à des difficultés financières en raison d'une crise. De plus, certains PAE peuvent offrir des conseils juridiques, une aide à la garde d'enfants et une aide aux soins aux personnes âgées, selon le programme spécifique.

Un plan pour la suite

En suivant ces étapes et en utilisant les ressources disponibles, vous pouvez élaborer un plan complet de gestion de crise. Être prêt à tout vous permettra de relever tous les défis qui pourraient vous attendre.

Vous voulez en savoir plus ?

Trouver Travis sur LinkedIn.

Trouver Jean sur LinkedIn.

Trouver Christine sur LinkedIn.

Connectez-vous avec le Stratégies de risque Gestion des risques équipe à safety@risk‐strategies.com.

En savoir plus sur les avantages offerts par les stratégies de risque des partenaires privilégiés de l'IAEE ici et sur le partenariat avec l'IAEE ici.

Le contenu de cet article est uniquement destiné à des fins d’information générale et Risk Strategies Company ne fait aucune représentation ou garantie d’aucune sorte, expresse ou implicite, concernant l’exactitude ou l’exhaustivité de toute information contenue dans le présent document. Toutes les recommandations contenues dans le présent document sont destinées à fournir un aperçu basé sur les informations actuellement disponibles et doivent être examinées par rapport aux besoins juridiques et commerciaux applicables avant d'être appliquées à un client spécifique.

Les points de vue et opinions exprimés par les auteurs du blog sont ceux des auteurs et ne reflètent pas nécessairement la politique ou la position officielle de l'Association internationale des expositions et événements®. Tout contenu fourni par nos blogueurs ou auteurs reflète leur opinion. Tout le contenu fourni sur ce blog est uniquement à des fins d'information. L'IAEE ne fait aucune déclaration quant à l'exactitude ou à l'exhaustivité des informations contenues dans ce site ou trouvées en suivant un lien sur ce site. L'IAEE ne sera pas responsable des erreurs ou omissions dans ces informations ni de la disponibilité de ces informations.

Partager l'article

Tiens-toi à jour

Articles Similaires

logo de la station de blog iaee

Tiens-toi à jour

Rejoignez plus de 15 000 abonnés dédiés à découvrir les tenants et les aboutissants du secteur des expositions et de l'événementiel !