Descriptions des cours CEM

Même si la planification et la gestion d'expositions et de réunions partagent certains aspects communs, une planification et une gestion compétentes des réunions nécessitent des connaissances et des compétences particulières. Les gestionnaires d'exposition peuvent être appelés à travailler en étroite collaboration avec le responsable des réunions et de l'éducation de leur organisation et doivent connaître les aspects essentiels des réunions dans tous leurs différents formats.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Identifier différents types d'événements et de réunions
  • Comparez les formats d’éducation et de programmation
  • Expliquer la théorie de l'apprentissage des adultes
  • Sélectionnez les intervenants appropriés pour un programme
  • Répertoriez les configurations d'espace événementiel courantes en fonction du type et de la taille de la réunion
  • Décrire les exigences de base en matière d'hébergement, de voyage et de transport liés à la conférence.
  • Préparer les guides de spécification des événements et les commandes de configuration des fonctions
  • Organiser des réunions conformes à l'ADA et accessibles (États-Unis uniquement)

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Le marketing n'est pas une science exacte. Il comprend un certain nombre de stratégies et de tactiques qui évoluent constamment afin de pouvoir répondre efficacement à l’évolution des circonstances sociales, culturelles et économiques. La création d'un plan marketing incluant des pratiques de base ainsi que de nouvelles idées, innovations et points de vue uniques permet la création d'une exposition qui aurait pu commencer comme un simple concept. L’objectif d’une exposition est de fournir un environnement approprié dans lequel acheteurs et vendeurs peuvent se rencontrer face à face. La technologie d'aujourd'hui permet de plus en plus à l'organisateur d'un salon de prolonger la durée de vie utile d'une exposition en utilisant des outils numériques, enrichissant ainsi davantage l'expérience du salon.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Définir le marketing, expliquer la différence entre les fonctions marketing et commerciales
  • Identifier les éléments d'un plan marketing
  • Décrire la segmentation du marché, définir les marchés cibles et expliquer comment atteindre un public mondial
  • Examiner les processus d'évaluation des événements et discuter de l'importance d'établir des critères de référence pour mesurer l'atteinte des objectifs.
  • Expliquer les avantages du développement de stratégies de marketing omnicanal et de gestion de contenu
  • Discuter des formes de parrainage et des opportunités promotionnelles associées aux expositions et aux événements
  • Utiliser l'analyse des données pour déterminer le retour sur investissement (ROI) des partenariats, des parrainages et des campagnes marketing

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La réussite d’expositions dépend souvent d’une bonne gestion de la logistique. Chaque événement contient des milliers de détails qui doivent être traités de manière logique, séquentielle et précise. Si bien gérer la logistique est essentiel, les salons visent avant tout à réunir acheteurs et vendeurs dans un environnement propice à leurs objectifs respectifs. Toutes les parties prenantes d’un salon doivent communiquer efficacement avant, pendant et après l’événement pour assurer son succès. Les opérations événementielles se concentrent sur le rôle unique de l’organisateur de l’exposition et de son équipe dans l’orchestration de tous les éléments.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Identifier les équipes pour les calendriers d'événements et de projets pour les principales parties prenantes
  • Établir les règles et règlements du salon et leur application sur place
  • Élaborer un plan pour gérer les opérations d’exposition sur place
  • Expliquer les composants des communications sur site
  • Identifier les phases du cycle d'exposition
  • Examiner les rôles de l'équipe d'exposition sur place, y compris le personnel et les fournisseurs.
  • Évaluer l’ensemble des opérations sur site
  • Effectuer une analyse post-événement

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Afin d'assurer le succès d'un événement ou d'une exposition, certains éléments essentiels du processus de planification doivent être menés à partir de la base. Quel que soit le succès ou le respect d’une exposition, elle doit être présentée comme s’il s’agissait d’un premier événement – c’est l’équivalent marketing et commercial d’un budget base zéro. Il s'agit de mettre en évidence les caractéristiques et les avantages d'un événement, de comprendre les phases du cycle de vente et la nécessité de soutenir les efforts de vente avec les outils et ressources appropriés, et de préparer le prospectus de l'exposition de manière complète et engageante.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Identifier et décrire les étapes clés du cycle de vente
  • Décrire le processus de vente d'expositions
  • Comprendre le processus de vente de partenariats et de sponsoring
  • Expliquer l'importance de la vente relationnelle dans le processus de vente
  • Identifier différentes stratégies de tarification
  • Développer une stratégie de vente internationale
  • Expliquer l'importance de fournir aux exposants, partenaires et sponsors un retour sur investissement mesurable

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Les exposants sont une partie prenante essentielle du secteur des expositions et des événements, qui est souvent mal comprise ou négligée. Comprendre comment établir des partenariats avec les exposants pour assurer leur succès contribuera à générer de la valeur pour l'organisateur du salon, l'exposant et le participant. Il est important que les organisateurs de salons comprennent les causes profondes des problèmes rencontrés par les exposants et quels systèmes, processus et solutions un organisateur de salon peut mettre en œuvre pour répondre aux besoins de leurs exposants et créer du succès pour toutes les parties prenantes.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Identifiez avec précision tous les groupes de parties prenantes et leur rôle dans le secteur des expositions.
  • Décrivez quels éléments d'une demande de propositions peuvent être négociés et comment ces choix peuvent avoir un impact positif et négatif sur les exposants.
  • Expliquez les problèmes actuels des exposants, y compris la cause profonde de ces problèmes et les moyens possibles de les résoudre au profit à la fois de l'exposant et des parties prenantes du salon.
  • Décrire les différences entre les règles du spectacle, les règles du syndicat et les règles du lieu.
  • Expliquer l’importance de communiquer avec les exposants et de résoudre leurs problèmes, notamment en identifiant des systèmes, processus et solutions pratiques pour faire face à ces situations.
  • Fixez des objectifs de développement durable pour un salon professionnel et comprenez les facteurs déterminants pour encourager la participation des exposants.
  • Développer et mettre en œuvre des initiatives DE&I pour créer une expérience inclusive.
  • Rappelez-vous une gamme de technologies et comprenez comment les utiliser efficacement.
  • Aider les exposants à calculer le retour sur investissement grâce à l’utilisation de données et de mesures.

La sélection du site est une première étape cruciale dans la réalisation d’une exposition ou d’un événement réussi. Cela inclut le processus de choix d'un emplacement géographique et d'une installation pour une exposition ou un événement. La sélection du site consiste en une planification détaillée avancée, y compris l'accès pour les participants de toutes les populations, les buts et objectifs de l'organisation, les besoins des exposants/participants et le transport. Une attention particulière doit être accordée à tous les facteurs qui pourraient avoir un impact sur le succès de l’exposition dans son ensemble.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Évaluer et sélectionner un emplacement géographique et une installation qui répondent aux objectifs de la partie prenante, ainsi que l'exposition et/ou l'événement
  • Différencier les types d’installations qui accueillent des expositions et/ou des événements
  • Discutez des similitudes et des différences entre les installations américaines et non américaines.
  • Articuler la valeur et l’impact économique de l’exposition sur la ville hôte
  • Identifier les sources de revenus potentielles pour les installations afin de faciliter les négociations
  • Discuter et appliquer les éléments clés de la réalisation d’une visite de site
  • Comprendre les éléments essentiels requis dans une demande de proposition (RFP)
  • Discutez de l’importance des aspects stratégiques et opérationnels de la sélection du site
  • Identifier les membres du comité de sélection du site

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Comprendre la terminologie et l'application des principes fondamentaux de la comptabilité, de la finance et de la budgétisation permet à l'organisateur de l'exposition de contribuer davantage à la croissance et au succès financier de l'organisation. Il est essentiel d’élaborer un budget et de gérer les stratégies financières de l’exposition. Un budget bien élaboré et bien administré est essentiel pour permettre à l'organisateur de l'exposition de projeter et de surveiller avec précision ses revenus et dépenses, de suivre les flux de trésorerie et les contrôles des coûts et, en fin de compte, de mesurer le succès de l'événement et le retour sur investissement de l'organisation.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

PARTIE 1 – Gestion budgétaire

  • Identifier et définir les sources communes de revenus et de dépenses pour les expositions et les événements
  • Concevoir des structures tarifaires pratiques pour l’inscription, les expositions, les parrainages et les publicités
  • Expliquer les principes comptables de base
  • Créer un budget d'exposition ou d'événement

PARTIE 2 – Principes comptables

  • Identifier les éléments clés des états financiers utilisés par l'organisateur de l'exposition
  • Interpréter les états financiers pour démontrer la valeur de l’exposition
  • Comprendre comment gérer le compte principal
  • Préparer et gérer les états de flux de trésorerie ; gérer et contrôler la trésorerie
  • Calculer le retour sur investissement (ROI)

PARTIE 3 – Bases des contrats d’hôtel et de site

  • Reconnaître l'importance de contrats appropriés pour les exposants, les installations et les fournisseurs
  • Discutez de l’importance des clauses d’annulation et de performance
  • Expliquer la force majeure et son impact sur une exposition
  • Répertoriez les concessions possibles et expliquez comment elles sont déterminées
  • Définir la terminologie dans les contrats standards d'hôtels et d'installations
  • Examiner les dispositions et clauses couramment incluses dans les contrats d’hôtels et d’installations

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Un plan d’étage ou un agencement bien conçu est essentiel au succès d’une exposition ou d’un événement. Dans un environnement commercial en évolution rapide, un plan d'étage doit répondre aux besoins logistiques des exposants et des sponsors ainsi qu'aux habitudes d'achat des participants avec suffisamment de flexibilité pour s'adapter à la croissance ou à la consolidation.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Définir les éléments d’un plan d’étage réussi
  • Analyser le marché cible et le segment industriel d'une exposition pour élaborer un plan d'étage qui répond aux besoins des exposants et des participants.
  • Identifier les facteurs qui ont un impact sur la circulation sur un plan d'étage pour accueillir toutes les populations de participants
  • Identifiez les stands/stands les plus couramment utilisés dans un plan d'étage typique
  • Acquérir une compréhension des protocoles et des procédures de sécurité liés à l'élaboration du plan d'étage
  • Créer un plan d'étage qui intègre les caractéristiques uniques d'un lieu ou d'une installation
  • Comprendre et évaluer les options et outils technologiques pour maximiser le flux de trafic, les ventes et les parrainages
  • Identifier divers systèmes d'attribution d'espace et comment ils affectent la conception d'un plan d'étage
  • Analyser et évaluer les plans d'étage passés et actuels pour identifier les sources d'amélioration et les améliorations des futurs plans d'étage

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Le professionnel des expositions d'aujourd'hui n'a pas simplement à gérer une exposition. En réalité, un professionnel de l’exposition est responsable de plusieurs éléments cruciaux liés au service. Deux des services fondamentaux inhérents à la plupart des événements consistent à organiser l'hébergement des invités (« logement ») et à identifier quels invités seront autorisés à accéder à quelle partie d'un événement (« inscription »). La planification doit commencer tôt pour garantir que le logement et l'inscription soient facilement évalués et ne deviennent pas un obstacle à la participation à l'événement. Lorsqu'ils sont bien gérés, l'hébergement et l'inscription peuvent améliorer un événement et inciter à une participation future.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Identifier les éléments clés de la planification et de la gestion de l'inscription et du logement
  • Décrire les différences entre les exposants et les participants en matière de besoins en matière de logement et d'habitudes de réservation
  • Décrire les différences dans les politiques et processus d'inscription pour les exposants et les participants.
  • Évaluer les options de gestion des événements en matière de logement et d’inscription
  • Élaborer des calendriers de planification de base en matière de logement et d’inscription
  • Démontrer une connaissance des engagements financiers et contractuels
  • Comprendre comment gérer les données de logement et d'enregistrement (par exemple, RGPD, confidentialité des données, protection des données, sécurité des données)

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Notre cerveau sélectionne ou inhibe les informations en fonction de nos motivations et de nos besoins. Nos préoccupations sociales sont les principaux moteurs de notre comportement. En tant que professionnels de l'événementiel et des expositions, nous devons créer des expériences événementielles qui suscitent un sens plus profond, inspirent l'innovation, accélèrent les connexions et maximisent les capacités intellectuelles de nos participants pour dynamiser les résultats. Il ne s’agit pas de créer des événements et des expositions à haute énergie ; il s'agit de créer des expériences significatives et qui engagent le cerveau social. Ce cours vous aidera à découvrir les couleurs primaires de la motivation intrinsèque, à explorer comment optimiser l'espace physique de nos événements et expositions pour produire des expériences qui influencent ce que pensent les participants et comment ils pensent afin que vous puissiez obtenir les résultats que vous attendez de votre spectacle.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Examinez pourquoi notre cerveau est programmé pour se connecter socialement
  • Découvrez des façons de tirer parti de la connectivité sociale dans vos expositions et événements
  • Identifiez cinq facteurs clés qui déterminent les motivations, les comportements et la prise de décision
  • Analyser la conception des salles de réunion et l'aménagement des espaces d'exposition pour déployer les meilleures pratiques
  • Créez des environnements favorables au cerveau qui génèrent des résultats
  • Déconstruire les meilleures pratiques de l’industrie événementielle et les normes CEM à travers le prisme des neurosciences

Ce cours fournira à l'apprenant qui atteint la compétence un double badge numérique de l'IAEE et du Madison College.

La gestion des risques est un processus continu qui identifie, analyse, évalue et traite les expositions et surveille les risques. Cela implique d'évaluer les besoins de sécurité d'un événement et, si une crise devait survenir, de disposer d'une équipe de gestion de crise pour la gérer.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

PREMIÈRE PARTIE : Sécurité

  • Répertorier les composants de sécurité de la sélection de sites
  • Identifier les besoins de sécurité des expositions et événements
  • Identifier les éléments essentiels d'une demande de proposition pour un fournisseur de sécurité
  • Évaluer les demandes de sécurité pour les réponses aux propositions visant à embaucher un entrepreneur en sécurité compétent

DEUXIÈME PARTIE : Gestion des risques

  • Expliquer les principes de gestion des risques liés à la couverture d’assurance
  • Lister les types d'événements et les assurances d'exposition
  • Expliquer le concept de l'assurance annulation d'événement
  • Généraliser l’importance d’exiger des attestations d’assurance des exposants
  • Explorez le concept de protection contre les pertes

TROISIÈME PARTIE : Gestion des crises

  • Définir une crise et comprendre comment se préparer à diverses crises
  • Développer les bases d’un plan de gestion de crise
  • Identifier différents types de menaces
  • Identifier les procédures d'évaluation d'un plan de gestion de crise

Cours disponible sur demande

Une exposition ou un événement réussi est souvent le résultat des efforts de plusieurs prestataires de services. Une partie importante de la responsabilité de l'organisateur d'une exposition ou d'un événement consiste à évaluer, rechercher et contracter les services et produits nécessaires à la réussite d'un événement.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

  • Expliquer le rôle et les responsabilités du prestataire de services officiel (OSC)
  • Identifier le but et les types d'entrepreneurs spécialisés
  • Expliquer le rôle et les responsabilités d'un entrepreneur désigné par l'exposant (EAC)
  • Déterminer les critères à utiliser pour sélectionner les entrepreneurs de services via le processus de demande de proposition (RFP).
  • Discutez de l’importance d’identifier qui gère quel service et comment cela peut avoir un impact sur les services ou les coûts.
  • Expliquer l'impact des réglementations locales du travail sur les événements, y compris les droits du travail.

Cours disponible sur demande

Pour que les organisations qui planifient, gèrent ou possèdent des expositions et des événements restent compétitives, elles doivent continuellement définir et revoir leurs stratégies. Cela inclut de mesurer où un événement s'inscrit dans un segment de marché particulier, d'élaborer des plans pour assurer la continuité des activités et de positionner une exposition ou un événement pour qu'il réussisse.

Après avoir suivi ce cours, le participant devrait être capable de :

PREMIÈRE PARTIE : DÉFINIR LES EXPOSITIONS

  • Utilisez le recensement CEIR et le rapport de l'indice CEIR pour mieux comprendre la portée et les performances actuelles du secteur des expositions.
  • Comprendre les différences entre les salons business-to-business et business-to-consumer
  • Expliquer les rôles de l’organisateur de l’exposition, du participant et de l’exposant
  • Identifier les objectifs des expositions et événements privés d'entreprise et comprendre leurs publics cibles
  • Discutez des principales façons de développer les expositions

DEUXIÈME PARTIE : GESTION STRATÉGIQUE D'ENTREPRISE : PROCESSUS ET RÉSULTATS

  • Définir la gestion stratégique d'entreprise (SEM)
  • Comparez les différents modèles de planification stratégique
  • Identifier et définir les principales composantes d'un plan stratégique
  • Comprendre les principes de conception d'expérience pour optimiser l'expérience globale des parties prenantes et des participants
  • Comprendre comment intégrer les principes de l'EDI, de la durabilité, de la santé et de la sécurité dans la conception d'événements
  • Décrire un processus de planification stratégique de base
  • Faire la différence entre la gestion stratégique d’entreprise et le processus de planification stratégique
  • Expliquer les avantages de la planification et de la gestion stratégiques

TROISIÈME PARTIE : GESTION DE PROJET : GÉRER DES EXPOSITIONS RÉUSSIES

  • Identifier les éléments majeurs du processus de gestion de projet
  • Démontrer le rôle de la gestion de projet dans l’élaboration des buts et des objectifs
  • Identifier les éléments d'une structure de répartition du travail
  • Identifier les exigences nécessaires pour gérer et motiver efficacement une équipe de gestion de projet

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