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成为会议大师的 7 个秘诀

最初发布于 2015 年 9 月 15 日,作者:Lindsey Pollak 

“哦耶!开会!”从来没人会这么说。典型的会议总是会带来典型的抱怨:冗长、无聊、毫无用处。

但请不要误会——你的会议风格对你的职业成功至关重要,成为会议大师将增强你作为领导者的品牌。

我经常回顾这个话题:事实上,当我和 MSNBC 的《The Cycle》 关于Y世代 “成为老板”在工作场所,他们询问会议风格。

我认为现代职场需要一种新的会议方式。以下是七个常见的“老派”会议错误以及可让您成为会议大师的快速解决方法。

会议错误 1:每周召开一次联络会议。

会议大师知道,你应该只在必要时召开会议,而不是仅仅因为是周一。取消多余的会议,看看你的团队有多爱你——以及你开的会议有多有效率 持有成为。

会议错误 2:邀请参与项目的每个人。

会议主持人知道你应该邀请尽可能少的参与者,这样你才能真正投入并完成你需要做的事情——而不会浪费任何人的时间。当然,有些人觉得他们应该参加每一场会议;在这种情况下,解释一下你正在保持会议精简,并承诺在会后总结结果时将他们包括在内。我真的很喜欢 本文来自 哈佛商业评论 如何确定参加会议的理想人数。

会议错误3:制定的议程过于冗长。

会议主持人知道每次会议不必持续一个小时。根据我收到的反馈 最近发表的一篇文章,看来旧金山 49 人队缩短会议时间的新策略确实引起了我的读者的共鸣。专注于一些具体的必须做的事情将使你的会议保持重点,并且会议时间不会太长(或太短)。

会议

会议错误4:等到所有人都到齐后才开始会议。

会议主持人知道,如果你准时开始,人们就会准时到达。如果有人迟到,请在会议结束后赶上他们——不要浪费其他人的时间进行总结。而且,如果由于关键决策者的迟到而不得不推迟会议开始,请务必感谢准时开始会议的人员,并告诉他们大概的开始时间,以便他们可以有效利用时间——查看电子邮件、回复短信或喝杯咖啡。

会议错误5:忽视智能手机的使用。

会议主持人知道 他们 掌控会议。当你发现眼睛和手指在走神时,你可以选择稍事休息,让每个人都查看手机(这是 49 人队新战术手册中的另一个提示),或者制定一条规则,即开会期间不允许使用智能手机。我参加过午餐会,每个人都把智能手机堆放在桌子中央,第一个偷看的人要付账。如果你不是会议主持人,无法控制其他人的手机使用情况,那么就控制你自己的手机使用情况。会议主持人会注意到谁在专心听讲,谁的注意力在走神;永远做一个全神贯注的人。

会议错误 6:添加新出现的议程项目。

会议主持人知道,在会议前发送一份清晰的议程将确保每个人都有他们需要的信息,并知道自己的角色。在议程上包括时间安排,这样人们就知道会议中哪一部分将用于哪项任务,然后坚持下去。如果某个话题引发的讨论比预期的要多,请将其搁置,以便在后续电子邮件中重新讨论。

关键问题

会议错误七:会议结束时没有明确要做的事情。

会议主持人知道,每次会议结束时,不仅要讨论“下一步行动”,还要制定具体计划,说明如何完成这些步骤以及谁负责。确保记录会议内容的人制定行动计划,并指定负责人和日期。

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