展览的首要资源 以及活动行业的专业人士

向您的新朋友——官方服务承包商问好

首次刊登于 IAEE 的《会议专业杂志》特别季刊

作者:Michelle Bruno,MPC
作家 | 内容策略师 | 博客
科技记者 | 出版商

在这个看似发展缓慢的行业中,很多事情都发生了变化。虽然某些活动中的网格式平面图、管道和窗帘以及 PowerPoint 演示文稿可能成为 #ThrowbackThursday 的候选,但新技术、竞争对手和吸引与会者注意力的东西每天都在出现。当组织者努力应对这些新现实时,他们可能会有一个意想不到的盟友。一般服务承包商正在进入一个新角色—— 官方的 服务承包商、战略家、合作者和投资者。

在过去十年中,一般服务承包商的业务范围和战略角色不断扩大,以至于该类别的领导者现在称自己为官方服务承包商。最初专注于以参展商为中心的服务,现在已扩展到包括与会者服务。以前作为活动运营团队延伸的公司已转变为体验式品牌代理机构。战略家和创意人员已开始与后勤人员一起工作。

尽管这种变化相当缓慢——“这有点像看着你的孩子长大,”展览和企业活动服务提供商 Fern 的首席执行官 Aaron Bludworth 说——但许多因素促成了长达十年的转变。活动技术的不断涌现、与会者喜好的不断变化、来自数字营销渠道的竞争,以及组织者在人员和预算有限的情况下提供引人入胜的体验的愿望,为承包商创造了新的机会。

服务承包商敏锐地意识到客户需求的变化,以及他们被要求提供更广泛的服务。品牌体验公司 Freeman 的首席数字官理查德·马兰维尔 (Richard Maranville) 表示:“我们认识到,我们从事提供物流专业知识的业务已经很长时间了,但随着世界的变化,随着数字化、战略、创意和体验成为参加活动的更大原因,我们也在向这个方向转变。”

在所有活动行业利益相关者中,服务承包商是最有可能加入的公司。“这是天作之合,”Bludworth 解释道。“大型官方服务承包商至少比其他任何实体接触的客户更多,拥有的资源也更多——比建筑物、局和其他类型的专业承包商都多,”他说。

解决解决方案过载问题

展览和活动服务提供商 The Expo Group 的总裁兼首席运营官 Randy Pekowski 表示:“市场上充斥着解决方案提供商。”他的公司最近宣布推出战略定位服务,旨在帮助组织驾驭日益拥挤的供应商市场。通过战略规划练习,该公司深入研究客户目标,提供一系列公正、中立的建议,管理执行情况并衡量结果。

在解决方案丰富的技术领域,活动组织者面临的另一个挑战是将解决方案相互集成的繁琐工作。弗里曼专门关注这个问题。“我们不会采取一次性的方式,即与一家公司合作,宣布合作,但实际上并没有整合任何东西,我们正在做一些整合产品的艰苦工作,以便客户真正看到价值,这不是一加一等于二。而是一加一等于三,”马兰维尔说。

帮助激发观众的热情

大多数组织者都注重面对面会议的体验性和交易性。随着与会者不断提高他们认为值得花费时间和预算的方式,活动组织者正在寻找吸引他们的方式。GES 最近宣布收购访客参与和测量平台 Poken。Fern 收购了移动受众参与解决方案 KiwiLive。

Shepard Exposition Services 执行副总裁 Richard Maples 表示,组织者希望承包商能够创造一定的“思考、了解和感受品质”,并将其融入设计中。因此,许多官方服务承包商增加了对视听能力、制作服务和代理级创意资源的投资。GES 提供其代理活动服务,而战略营销咨询集团 GES Marketworks 则提供此类服务。FreemanXP 是 Freeman 旗下的一家品牌体验代理机构,而 Expo Group 的 Level 5 是一支内部团队,提供体验式观众参与活动。

降低创新风险

并非每个组织都有预算来测试新技术。Freeman 是首批采用活动技术即服务战略的公司之一。它成立了 Freeman Digital Ventures,这是一家通过投资先进的数字活动技术提供商来加速创新的基金。有了 Freeman 作为中介,活动组织者可以避免选择、测试、实施和衡量新技术所需的费用和资源分配。

活动组织者还有其他方式可以以较低的价格和风险水平获得技术。一些解决方案提供商提供免费增值(基本免费)访问或收入分成模式。许多协会管理公司投资技术,并在其客户组合中分配成本和能力。一家创新的承包商最近宣布了一种按绩效付费的定价模式,该模式为创新提供资金,以换取参与积极成果。

减少事件数据 FOMO

所有关于使用数据来更有效地营销、创造更好的体验和开发新收入来源的讨论都让一些能力较差的组织者感到不利。官方服务承包商正在通过为他们处理一些数字来帮助他们缓解这种错失恐惧症 (FOMO)。Bludworth 解释说,Fern 分析来自客户活动的数据趋势,使用公开可用的数据源对其进行验证,并为组织者提供丰富、更可靠的活动数据集。

GES 在注册、住宿、旅行规划、参展商服务和与会者参与方面拥有广泛的收购,因此可以获取大量活动数据,并将其提供给活动组织者。“如果我们能够提供有关参展商投资回报率的更多数据或对与会者体验的洞察,我们就可以帮助客户制定更好的市场进入策略、与会者参与计划和新环境,”GES 展览销售执行副总裁 Chuck Grouzard 解释道。

减轻小员工的压力

从很多方面来看,官方服务承包商提供的服务范围不断扩大,反映出主办方希望用更少的资源(包括更少的员工)做更多的事情。“尤其是旅行活动,”理查德·梅普尔斯说,“主办方并不总是在每个城市都有合作伙伴。无论他们去哪里,无论他们做什么,我们都会作为业务顾问陪伴着他们。这也是为什么主办方不像更换其他服务提供商那样频繁更换官方服务承包商的原因。这是一种影响深远的关系。”

虽然官方服务承包商可以利用他们的专业知识和资源来填补人员不足造成的空缺,但至少有一家公司投资了一个为组织者提供合同工的项目。谢泼德的“沙盒夏尔巴人”为经过预先资格审查的会议行业专业人士提供专业技能,从展厅管理到营销、展会运营到展品销售。“我们不推荐任何不认同谢泼德价值观的人,”梅普尔斯解释道。

促进变革管理

过去,服务承包商被视为后勤人员。如今,他们被视为思想领袖。Maples 表示,这种转变的原因之一是,组织者面临着比过去更快改变的压力。“十年前,我们只是提供表面咨询。现在,我们参与核心业务,并与所有活动利益相关者合作。他们认为,我们能以比他们试图在内部进行变革更快的速度实现变革。”

过去十年,展览和会议策划者的角色也发生了变化。许多人需要在业务中发挥更具战略性的作用。“策划者不再只是拿着清单四处走动。他们必须执行更复杂的任务,与多个供应商合作,并集成不同的平台和数据库。他们需要拥有更广泛服务和专业知识的合作伙伴,以便他们能够在更高的水平上工作,”国际展览和活动协会 (IAEE) 学习体验副总裁、教育学硕士 Marsha Flanagan 表示。

降低成本

Shepard 的 Richard Maples 赞同许多服务承包商的说法。当客户允许他们提供更多服务时,他们可以提供一些规模经济。“如果组织者可以将他们的一般服务承包和展览部分与我保持一致,并让我有机会提供营销、视听、制作和娱乐,那么现在我的收入来源将翻倍,我可以为他们提供更好的套餐。他们可能会看到对预算的额外 5% 到 10% 的影响,”他说。

影响所有企业的数字化转型也正在影响服务承包业务。它有助于降低活动举办成本。例如,在线门户网站可以改善组织者与服务承包商之间的沟通和协作,而数字产品(设施虚拟参观、基于网络的楼层平面图和一体化电子学习平台等)可以提高流程效率,有助于降低运营成本。

新的客户视角

许多组织者对服务承包商的看法也发生了变化。IAEE 营销和传播副总裁、工商管理硕士 Nicole Bowman 解释说,在 IAEE 最近的年度会议 Expo! Expo! 上,官方服务承包商 GES 几乎参与了展会的各个方面,从贸易展平面图的制定到全体会议、教育活动、慈善活动和青年专业人员计划的设计。“这不仅仅是订购服务。这些公司正在帮助组织者扩展他们的品牌并增强他们的商业战略,”Flanagan 补充道。

在有关服务承包商的新角色的很多讨论中,“合作伙伴关系”一词都出现了。“当然,组织者可以从官方服务承包商从其他展会中汲取的丰富知识和经验中受益。然而,承包商和组织者建立合作伙伴关系和定制战略以适应展会独特的战略目标和特点也很重要,”IAEE 展览和活动副总裁、CEM 的 Scott Craighead 说道。

虽然有许多一般服务承包商致力于提供以参展商为中心的物流服务,但该领域的少数承包商已逐渐摆脱孤立的业务模式。相反,他们进行了垂直投资(在每条业务线上都拥有更强大的能力)和水平投资(跨越边界和收入来源),他们看到这个蓬勃发展的行业的未来才刚刚开始获得数字化和体验式魔力。要查看官方服务承包商的完整列表,请访问 国际电气工程师学会网.


关于作者

Michelle Bruno,MPC 是犹他州盐湖城的作家、博主和技术记者。她在 Bruno Group Signature Services (brunogroup.com) 为活动行业技术公司制定内容和内容策略。她在 Fork in the Road 博客 (forkintheroadblog.com) 上撰写有关活动创新的文章,并出版 Event Tech Brief (eventtechbrief.com),这是一份关于活动技术的每周简报和网站。她曾是一名会议策划师,并获得了认证会议专业人士 (CMP) 和认证展览经理 (CEM) 称号。她拥有专业沟通硕士 (MPC) 学位。

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