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如何召开更高效的会议

了解成功会议的好处、如何知道何时需要召开会议以及如何使用 4imprint 让会议顺利进行。

最初由 4imprint 于 2020 年 2 月 3 日发布

尽管现代办公室规划和沟通通常可以通过电子邮件、即时消息和一对一讨论来完成,但有时让所有人达成共识的最佳方式是让他们聚在同一个房间。如果您正在寻找在重要会议中最大限度提高效率的方法——无论是全天年度会议还是每周一小时的销售讨论——我们有一些技巧和会议赠品,可以帮助您召开更高效的会议。

在本期蓝皮书中®我们将讨论一场精彩的会议的好处、如何知道何时需要召开会议以及如何使会议顺利进行。

知道何时举行会议

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充分利用会议的最佳方法之一是首先确定会议是否有必要。大多数会议只有在需要时才是必要的。 涉及三个D中的一个或多个:

  • 辩论:头脑风暴会议和其他涉及提出、思考和确定想法优点的论坛。
  • 讨论:需要通过问答环节跟进的重要公告。
  • 决定:如果通过电子邮件进行大型团体决策,可能会导致投票被遗漏或在达成共识之前难以提出重要细节。

管理良好的会议的好处

虽然确保会议的必要性至关重要,但同样重要的是要认识到富有成效的会议可以产生重大影响。据估计 面对面会议的成功率是其 34 倍 而不是尝试通过电子邮件完成相同的任务。 管理良好的会议会增加:

  • 订婚:会议是集思广益和讨论无法通过电子邮件处理的复杂话题的好地方。
  • 问责制:讨论某人同意做的事情有助于他们了解他们的工作如何影响其他人。
  • 个人成长:从引导者到承担新项目的人员,每个人都有学习和成长的机会。

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如何最大限度地发挥会议的作用

一旦你确定需要开会,就该开始计划了。仅在 2019 年, 组织不善的会议给美国公司造成了 14399 亿美元的损失—这就是为什么规划每一次会议(无论大小)都至关重要。

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为每次聚会准备好所有要素可以确保会议顺利进行,更重要的是,实现会议目标。

确定你的目标并限制你的关注点

开始规划过程 确定会议目标. 了解你们在共处期间必须完成的任务,将使你们能够更轻松地选择或放弃有助于或有损于你们目标的议程项目。

制定议程

即使是短暂的会议,如果能有一个能够确保会议进程准时、按任务进行的议程,也会受益匪浅 — — 而在会议开始前 24 小时准备好议程就更好了。 这让每个人都有机会准备.

  • 演讲者将知道他们需要讨论什么。
  • 参与者将知道会议是否是信息性的还是需要参与(例如,集思广益)。
  • 每个人都会知道每个主题需要花费多少时间。

制定有效的议程

虽然与会者重视效率,但他们会发现,富有成效、能带来切实成果的会议更有价值。 将议程限制在最关键的主题上,因为尝试涵盖太多内容可能会导致您忽略议程项目。

什么时候 规划你的议程:

  • 获取与会者的意见:他们需要知道什么?他们希望得到什么问题的答案?
  • 确定议程项目的优先顺序并设定时间框架:确定需要涵盖哪些主题以及每个议程项目应持续多长时间,并确保留出足够的时间进行问答。
  • 将议程项目列为问题:将每个议程项目写成问题可以更容易地保持主题。例如,在培训新软件时,需要先完全回答“如何开始新项目?”之类的问题,然后人们才能进入下一个主题。
  • 添加其他相关信息:包括所需的电话号码或互联网链接,确定谁将在会议期间做笔记,并要求每个人事先阅读议程。

通知参与者

无论你计划的是全天培训还是一小时的头脑风暴会议,参与其中的人员 需要尽快告知为会议提供足够的通知可以让他们有时间:

  • 进行会前准备
  • 请求更改议程或澄清议程项目
  • 完成会议前需要完成的工作
  • 围绕其他工作或家庭问题制定计划。例如,全天场外培训可能需要员工制定特殊的儿童保育计划。

为了确保每个人都知道会议即将召开,请通过所有渠道分享:

  • 电子邮件
  • 内部网或互联网,取决于聚会的性质
  • 内部或外部新闻通讯

达科他农场相互保险公司 位于南达科他州布兰特的一家保险公司在规划年度会议时考虑到了许多此类最佳实践。该组织使用各种方法和会议赠品来吸引人们参加。第一次提醒发生在客户收到保单的当天。他们还会在会议前 30-45 天发送提醒明信片并在其网站上发布信息。

此外,他们还竭尽全力让参加会议成为一次愉快的体验。“我们为他们准备了一顿丰盛的晚餐,并提醒他们将抽奖,”助理经理 Nadine Nielsen 说。最近,每位参加会议的人都收到了一份 马克杯。与会者还会收到其他会议赠品,例如笔和记事本。

准备必要材料

虽然一些小型会议只需要议程和会议地点,但大多数聚会至少需要一些额外的准备。 提前准备好所有材料 让您有时间:

  • 在视听设备上测试最终的演示文稿,并确保设备正常运行
  • 检查人员是否准备就绪,对于较大的会议,可能包括安保人员和视听人员
  • 确认需要讨论或参考的所有其他材料均可用

这 波特切斯特村规划部 在纽约找到了创造性的方式来利用 手包 确保每月会议的信息井然有序。

“当开发商来找我们建设项目时,我们会给他们提供指导方针和村庄法规,”规划委员会秘书康斯坦斯·菲利普斯 (Constance Phillips) 表示。“然后开发商会带上他们的文件、计划和建筑图纸,这些都装在袋子里。”

最初,文件是用大而昂贵的信封寄送的,而且邮费昂贵。但现在,这些装有信息的袋子会被带到规划委员那里,供他们在每月会议上审查——委员们还会将之前规划会议的空袋子归还。

当然,他们并不总是记得归还袋子——但这些袋子也提供了一个解决方案。“我找到了最鲜艳的紫色袋子,下次再寄给他们,这样他们就会记得把所有的袋子都归还,”菲利普斯说。

坚持完成任务,并让其充满乐趣

即使做了所有这些准备,开完会议仍然很困难。短会可能会持续很长时间或偏离主题,而全天会议可能会让人精疲力尽,因为每个人都必须吸收大量材料。

在专注于任务的同时享受乐趣 经过:

  • 只剩下站立的空间:如果会议时间在会议结束前用完,请所有人站立直到会议结束。
  • 捐赠给慈善机构:每次有人的电话响起并延误会议时,让他们向公司选择的慈善机构捐款。
  • 变得积极:不要只关注需要改进的地方,要花些时间强调积极的议程项目,例如新员工和对重大里程碑的绩效认可。

对于占用大量时间或一整天的会议,请添加 有趣的大脑休息:

  • 喂饱所有人:将会议与用餐联系起来——或者甚至只是随后的冰淇淋社交。
  • 站起来:每小时进行一次伸展休息或散步。
  • 玩得开心:花一些时间参加有趣的团队建设活动。

制定后续计划

大多数会议都需要员工进行一定程度的跟进,无论是将新培训付诸实施还是采取措施提高销售线索。每次会议结束时,重要的是发送详细的笔记,其中包括:

  • 会议上讨论的所有事项的易于阅读的项目符号列表
  • 后续事项,包括谁负责实现和/或管理这些事项
  • 必要时,后续会议的跟进日期

让会议更重要

高效的会议可让您的员工和公司取得进步。通过精心制定的议程、会议赠品和活动休息,您可以充分利用会议的每一分钟。

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