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修复现场活动参与者遇到的问题

Expo! Expo! 主持人 Dahlia El Gazzar 深入分析了如何实现与会者渴望的联系和转变。

作者:Dahlia El Gazzar,DES

由 FreePik 设计

最初发布于 LinkedIn.

观众参与是每场展会的核心。在这里, Expo!Expo!IAEE 2022 年年会暨展览 主持人 Dahlia El Gazzar(DES,Dahlia+Agency 的所有者和技术推广者)分享了展览和活动组织者如何创造终极与会体验。

变革者系列文章第一部分,“活动需要改变。让我们从调查开始”提出了一个关于事件转变能力的问题。第二部分开启了关于转变是什么样子的讨论。

与会者是每场活动的核心。以下是满足他们特定需求的方法。

优先连接。

问题的一个方面是,与会者希望亲自联系以建立或刷新信任关系。这很合理,因为几乎所有其他事情都可以在线完成。然而,许多活动并非旨在促进联系。规模、人群、噪音、活动目标、短期利润目标等障碍将人们分开。

如果面对面活动最擅长的就是建立联系,那么活动设计师可以做出以下改变:

  • 策划小型活动。 活动参与者越多,他们自己建立正确联系的可能性就越小。更少的人允许活动组织者组织和策划更有意义的联系。对于规模已经很大的活动,设计师可以努力在活动中策划活动。
  • 促进会议。 人们聚集在同一个地方,并不意味着他们能见到自己想见的人。部署结构化的配对软件或规划托管买家会议会迫使(甚至要求)人们建立联系。
  • 创造会面的空间。 隔间并不总是进行深入交谈的最佳场所。隔间的设计目的是让人们快速进出。虽然可能不如隔间房地产那么赚钱,但隔间外充足的开放空间以及专为小组互动(例如篝火晚会)设计的舒适座位,可以吸引人们交流。
  • 培养意外发现的可能。 人们普遍认为面对面活动可以产生即兴联系,进而发展为友谊、业务关系,甚至最终发展成恋情。陌生人之间可以通过共同的个人兴趣(游戏、对动物的热爱、艺术、经典汽车、葡萄酒)建立联系,从而打开其他话题的大门。
  • 重新定义组织者的角色。 几十年来,活动组织者的责任就是安排人员到会场。进步的活动组织者已经开始对会场内发生的事情负责:建立联系、达成交易、推动渠道建设 — — 这些都是联系的副产品。

帮助与会者 感觉 某物。

诗人兼活动家玛雅·安吉罗(Maya Angelou)曾说过:“我知道人们会忘记你说过的话,会忘记你做过的事,但永远不会忘记你给他们带来的感受。”这句话对活动设计师很有启发。

如果目标是改变——帮助与会者在离开活动时有不同于到达时的感受——那么活动设计师必须加倍重视体验。方法如下:

  • 重新思考事件的目的。 活动设计者不应该仅仅将人们召集到同一个时间和地点,还应该将培养共享体验(小组讨论、体育赛事、团队竞赛、黑客马拉松、高度互动的点对点教育、新兵训练营)作为活动重点。
  • 共同创造该活动。 将与会者纳入活动设计中,让他们感觉自己是某个更大事件的一部分。例如,SXSW 大会和节日使用 PanelPicker 系统,让“与会者在大会节目安排中拥有重要发言权”。该系统要求社区在所有 SXSW 活动中输入会议会议提案,然后要求成员浏览提案、发表评论,并投票选出他们认为适合该活动的会议。
  • 选择适合家庭游玩的目的地。 疫情过后,对于参与者来说,离开家是一个更困难的决定。家庭责任(以及想回家的愿望)是决定是否参加活动的一个因素,尤其是对女性而言。适合家庭的目的地和活动可以让参与者的体验更加愉快。
  • 让参展商做好迎接新现实的准备。 如今前来参加展会的观众与 2019 年的观众不同。许多人都感到疲惫、压力大,不习惯人群聚集。有些人可能还没有准备好进行大规模的社交互动。让参展商意识到观众的这种脆弱性可以帮助他们适当地塑造空间和展位体验。
  • 注意健康。 一定数量的与会者性格内向。其他人在微笑和交谈数小时后可能很容易过度兴奋或疲惫。安静的空间,无论是教堂还是冥想室、角落还是小憩舱,都可以帮助减轻压力并促进与会者的心理健康和身心健康。
  • 力求包容。 多元化、公平和包容性举措不仅受欢迎,而且对于帮助有色人种、残疾人或来自边缘化社区的任何其他人感觉自己属于活动社区也至关重要。这种广泛的欢迎可以改变这些群体中的个人。
  • 吸引与会者的价值观。 例如,减少纸张浪费、提供供水站(而不是塑料瓶)、提供从农场到餐桌的食物、提供旅行碳补偿捐赠、或选择绿色场地和供应商,这些都可以向那些非常关心可持续发展的人们传达他们的声音。

这些建议是灵活的。你的受众将决定在设计中注入多少创意,以帮助访客产生共鸣和感受。

疫情改变了人们。聪明的组织者会认识到并欣赏这种差异。

关于作者

 

Dahlia El Gazzar 在与科技公司和活动行业开拓者合作后创立了 Dahlia+Agency,并发现了对速度的需求——以缩小伟大技术与采用之间的差距。

她对所有技术、观众参与解决方案和活动营销都抱有“OMG”态度。她在会议和活动领域拥有十多年的经验,既从事专业规划工作,也担任协会合作伙伴,

Dahlia 被誉为以咖啡为动力的潮流解决方案、活动科技新闻、活动营销和社交媒体专业知识的“首选”来源。

她依靠 网织,她确实知道 每个人。她总是有新的想法。

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