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Événements publics : l’importance de la gestion des risques

Publié initialement dans IAEE Newslines, Executive Edition Q215

Par Andrea Montello

Un accident, une mésaventure ou un crime peut assombrir tout un événement et, si un litige en résulte, il peut coûter des millions de dollars à une entreprise. Si le pire des cas se produit lors de votre prochain événement, êtes-vous prêt ? Avez-vous pensé à tous les « et si ? » Le risque est une possibilité à chaque événement que vous planifiez. Il est impératif de gérer au lieu de réagir. Une liste de contrôle détaillée de sécurité et d’urgence devrait faire partie de chaque événement que vous planifiez. Un plan de crise est vital et doit répondre aux questions suivantes :

  • Où se trouvent les hôpitaux les plus proches ?
  • En cas d'urgence médicale, y a-t-il des médecins ou des techniciens médicaux d'urgence sur place ?
  • Y a-t-il quelqu'un parmi le personnel qui connaît la RCR ?
  • Qui sera en charge des communications en cas de crise ? Quels sont vos plans de communication auprès du public ? Des plans de réponse médiatique ?
  • Quels sont les numéros de contact des pompiers, de la police, de la Croix-Rouge et des autorités locales et nationales ? Avez-vous une liste facilement accessible des numéros de téléphone clés ?
  • Les informations d’urgence pour chaque participant sont vitales. Certaines entreprises inscrivent les coordonnées d’urgence au dos de chaque étiquette nominative. Plus vous obtenez de numéros et de contacts, mieux c'est. Lors de la collecte d’informations sur les participants, renseignez-vous sur les allergies éventuelles. Il est également important de partager les informations sur les participants avec les autres membres de l'équipe de l'événement au cas où quelque chose arriverait à l'un des organisateurs.
  • Assurez-vous de connaître les plans d'évacuation du lieu, l'emplacement de toutes les sorties de secours, l'accès pour les ambulanciers paramédicaux et les plans d'urgence en cas d'alerte à la bombe ou de panne de courant.

Un plan de crise doit être simple, flexible, testé et révisé. Les employés doivent connaître les procédures en place et, surtout, des exercices pratiques doivent être organisés.

Loretta Lowe, responsable des événements, CMP, souligne qu'il existe deux aspects de la gestion des risques. L'aspect juridique comprend la couverture d'assurance, les contrats de protection de la responsabilité, la notification aux clients des risques assumés et les renonciations bien écrites. Le côté moral se concentre sur la question de savoir si vous avez fait tout votre possible pour assurer la sécurité de vos invités.

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L'importance de la gestion des risques est l'un des sujets les plus importants que Lowe enseigne dans son cours de gestion d'événements à l'Université d'État de San Francisco. « Mes étudiants effectuent chaque semestre un devoir dans lequel ils recherchent des événements catastrophiques au cours desquels quelqu'un a été blessé ou tué. Il est très révélateur et effrayant de voir combien de choses peuvent mal tourner, du piétinement des foules, des hostilités alimentées par l'ivresse, des combats à coups de poing aux armes à feu, en passant par les catastrophes causées par les conditions météorologiques comme celle de Le vent abat le toit de la scène lors d'un concert de Sugarland, aux accidents mécaniques comme les effondrements de scène, aux attentats à la bombe comme le marathon de Boston », explique Lowe. « Je demande aux étudiants de discuter de questions telles que : « Cela aurait-il pu être évité » et si oui, « comment ? En fin de compte, ils arrivent à la conclusion que la plupart des incidents auraient pu être évités avec une meilleure planification préalable de la gestion des risques, de la prospective, une formation à la gestion des risques et une meilleure compréhension de la nature humaine. Nous sommes dans une affaire de personnes et parfois les gens font des choses imprévisibles.

De nombreux gestionnaires d'événements utilisent le "Jouer la prudence" règle en matière de gestion des risques. L'acronyme signifie Repérer le danger, évaluer le risque, résoudre le problème et évaluer les résultats.

Lowe souligne que tous les professionnels des réunions portent la responsabilité légale du devoir et du souci de la sûreté et de la sécurité des invités de l'événement, un plan de gestion des risques est donc essentiel.

Source de l'image en vedette : Par source (WP:NFCC#4), Utilisation équitable, https://en.wikipedia.org/w/index.php?curid=36275353

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