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规划参会者旅程的每一步

IAEE 近期举办的虚拟博览会!博览会!展示了许多与面对面活动相同的展示元素,但以引人入胜的虚拟形式呈现。阅读 IAEE 营销与传播副总裁 Nicole Bowman(MBA)关于全虚拟活动规划过程的见解。最初由 MPI 发布。

由 Blair Potter 于 2020 年 12 月 4 日发布

这个故事是来自 会议专业人士 带给您

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上个月,国际展览与活动协会® (IAEE) 宣布,今年的线下活动部分 博览会!博览会!— IAEE 原定于 12 月 8 日至 10 日在肯塔基州路易斯维尔举行的年度会议和展览会因 COVID-19 的负面影响而取消。相反,IAEE 将精力集中在虚拟博览会上!博览会!以引人入胜的虚拟形式呈现了许多相同的展览元素。

参与者将获得丰富的买家体验,通过聊天和消息功能,有多种方式与其他与会者和参展商建立联系;买家资源中心通过案例研究、产品演示和研究论文提供涵盖 60 多个产品/服务类别的重要内容;参展商市场可用于开展 2021 年及以后的业务。五个及时的教育轨道包括虚拟活动制作、健康和个人发展、年轻专业人士、高管体验和安全重新开放展览和活动。为期三天的一般会议将由专注于多样性、公平和包容性的 Risha Grant 主持,同时还将包括现场展示的元素,包括技术剧院,展示技术用例和新产品推介,以及通过新闻和观点剧院进行行业偶像访谈。

我们采访了 IAEE 营销和传播副总裁、工商管理硕士 Nicole Bowman,以进一步了解 Expo!Expo!的亮点以及此次全虚拟活动的规划过程。

您如何预先规划/避免可能影响虚拟事件的技术问题?  

自 2020 年 3 月以来,我们从举办自己的小型会议和参加他人的活动中学到了很多东西。真正依靠制作专家来指导您以最有效的方式制作虚拟活动非常重要。我们都在边做边学这些新的虚拟平台,对于可以做什么有很多解释空间。我们尽可能地考虑到互联网中断和带宽问题,方法是将员工分散到多个地点,确保在合理范围内采购最好的技术硬件,并真正依靠制作公司在多个地点备份,以防会议断电。我们已经预先录制了大多数会议,以便观看时保持一致性,我们不必担心互联网或带宽问题。

除了技术问题之外,您预计在虚拟活动中会遇到哪些挑战以及如何应对? 

哈!一切皆有可能,但说真的,我认为所有虚拟节目制作人都担心带宽和会话无法播放,或者只是技术在你需要的时候无法工作。我们已经计划了更多计划,为各种场景提供了多层备份,所以在某个时候,你必须相信你的合作伙伴能完成工作。我们确实受益于我们的成员所做的工作,所以当事情不像你想象的那样顺利时,我们会宽容和理解。

在过去的几个月中,您对其他虚拟事件有何观察? 

总会有事情出错,但现场活动也是如此。平台的好坏取决于参与其中的参与者。虚拟参与者在参与时必须不那么被动,所以如果你通常性格内向,我认为虚拟活动可能会困难得多。

您打算如何确保虚拟观众感觉沉浸在活动中?

这是一个棘手的问题,因为没有什么能真正胜过面对面互动的力量。正如我上面所说,今年我们都参加了许多虚拟活动,并记录了我们喜欢和不喜欢的内容。考虑到普通网络用户的注意力持续时间,并根据神经科学的最佳实践来规划内容和时间,这一点非常重要。我们有预先录制的较短会议,然后通过 Zoom 会议进行现场问答。这些会议散布在一个全天开放的市场中,与会者可以参观参展商并通过视频聊天和电话预约,这将使活动更具吸引力。我们正在将虚拟平台游戏化,为平台上活动最多的与会者提供奖品,我们可以通过分析来跟踪这些奖品。

随着疫情成为日常生活的一部分,您观察到与会者/参展商对参加现场活动的态度发生了哪些变化? 

我认为,我们正面临着在疫情期间努力开展生活和业务的现实。我亲眼目睹并体验了 COVID-19 疲劳。新闻上总是报道这种事,当人们不戴口罩时我会很生气,但作为人类,我们渴望我们无法拥有的东西,我们都希望回到疫情前的正常状态。我们必须保持警惕。对于我们的协会来说,我们善于适应。我们的员工精通技术,我们总能找到一种方法将买家和卖家聚集在一起。我认为,人们对面对面会面的态度各占一半,但同样的比例可以适用于你生活中的任何情况。

关于采取虚拟化决策,您从利益相关者那里得到了什么反馈?这对规划有何影响? 

我们收到了与会者和参展商的积极反馈。这又回到了我们的责任,虽然我们很想与我们的会员和社区面对面交流,但为了所有利益相关者的最大利益,我们正在适应今年活动的新买家/卖家市场。

在规划虚拟活动的过程中您学到了什么,可以应用于未来的混合活动?

虚拟活动需要的工作量大约是这个的 5 到 10 倍。你必须规划好旅程中的每一个步骤,并用书面文字说服与会者这很容易。大多数与会者直到活动开始前才踏入虚拟平台,因此平台的设计必须非常注重用户体验。我从 2020 年的活动中得到的最大启发是,作为展会组织者,我们真的依靠与会者自己解决大多数问题。你创建标牌、提供移动应用程序、发送消息(我在这里简化了许多营销策略),并期望与会者出现在现场并以一定程度的自主性漫步。在虚拟活动中,你必须非常清楚地规划出一个人可以采取的所有不同途径。必须有非常简洁的说明和视频来介绍如何使用该平台。

您在规划未来的混合活动时面临哪些挑战,以及这些活动与疫情前举行的传统面对面活动有何不同?

我现在甚至无法回答这个问题。但我知道,我们的宣传活动展览日能够吸引更广泛的受众,而且未来,至少在 2021 年,展览日将继续以混合活动的形式举办。多年来,贸易展览行业一直在谈论改变模式,但改变是缓慢的。新冠肺炎推动了行业的发展,迫使我们重新设定了对我们行业以及我们如何为利益相关者提供服务的所有先前假设。万事万物都有好有坏,当它有利于我们的目标和目的时,我们会选择接受这种新的方式。

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